📚 Karl-Doku
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Karl-AV

Adressverwaltung und Kontakte
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📇 Karl-AV – Handbuch

Karl-AV ist Ihre Adressverwaltung. Hier pflegen Sie Ihre Kontakte: Personen und Firmen an einem Ort. Dieses Handbuch erklärt Ihnen Schritt für Schritt, wie Sie das Programm bedienen.

#Anmelden

  1. Öffnen Sie Karl-AV in Ihrem Browser. In der Regel werden Sie automatisch zur zentralen Anmeldung weitergeleitet.
  2. Geben Sie Ihre E-Mail-Adresse und Ihr Passwort ein.
  3. Klicken Sie auf „Anmelden".
  4. Zum Abmelden klicken Sie oben rechts auf das Abmelden-Symbol. Das ist besonders wichtig an Geräten, die mehrere Personen nutzen.

Aus Sicherheitsgründen sind Sie immer nur an einem Gerät gleichzeitig angemeldet. Melden Sie sich woanders neu an, wird die vorherige Sitzung beendet.

#Überblick

Nach der Anmeldung sehen Sie links das Hauptmenü. Von dort erreichen Sie alle wichtigen Bereiche:

  • Dashboard – Ihre Startseite mit den wichtigsten Hinweisen.
  • Personen – alle einzelnen Kontakte.
  • Firmen – alle Unternehmen.
  • Wiedervorlagen – Ihre offenen Aufgaben.
  • Kategorien – zum Ordnen Ihrer Kontakte.
  • Verteiler – Ihre Verteilerlisten (sofern für Sie freigeschaltet).
  • Serienmail – E-Mails an viele Empfänger auf einmal.
  • Etiketten – Adressen auf Etikettenbögen drucken.

◐ Oben rechts finden Sie ein Symbol. Damit schalten Sie zwischen hellem und dunklem Design um.

#Kontakte suchen

  1. Klicken Sie im Menü auf „Personen" oder „Firmen".
  2. Geben Sie oben in das Suchfeld ein, was Sie suchen. Sie können nach Name, E-Mail, Telefon oder Firma suchen.
  3. Die Liste zeigt Ihnen sofort die passenden Treffer.
  4. Sie können die Liste zusätzlich nach Kategorie oder Stichwort einschränken.

#Kontakte anlegen

  1. Öffnen Sie „Personen" oder „Firmen".
  2. Klicken Sie auf „+ Neue Person" bzw. „+ Neue Firma".
  3. Füllen Sie die Felder aus. Sie können mehrere Anschriften und mehrere Wege zum Erreichen angeben: Telefon, Mobil, E-Mail, Fax und Internetseite.
  4. Klicken Sie auf „Speichern".

Karl-AV prüft beim Anlegen automatisch, ob es den Kontakt schon gibt. Bei gleichem Namen oder gleicher E-Mail bekommen Sie einen Hinweis. So vermeiden Sie doppelte Einträge.

Eine Person können Sie einer Firma als Ansprechpartner zuordnen. In der Firma sehen Sie dann alle ihre Ansprechpartner auf einen Blick.

#Kontakte bearbeiten

  1. Klicken Sie in der Liste auf einen Kontakt, um die Detailansicht zu öffnen.
  2. Ändern Sie die gewünschten Angaben.
  3. Klicken Sie auf „Speichern".

In der Detailansicht können Sie außerdem Notizen erfassen und festhalten, was Sie mit dem Kontakt besprochen haben – zum Beispiel einen Anruf, eine E-Mail, einen Termin oder einen Brief.

#Wiedervorlagen

Wiedervorlagen sind kleine Erinnerungen mit einem Datum. So vergessen Sie nichts.

  1. Legen Sie in der Detailansicht eines Kontakts eine Wiedervorlage mit Fälligkeitsdatum an.
  2. Offene und überfällige Wiedervorlagen sehen Sie auf dem Dashboard und im Menü unter „Wiedervorlagen".

#Gruppen und Kategorien

Mit Kategorien und Stichwörtern ordnen Sie Ihre Kontakte in Gruppen.

  1. Öffnen Sie „Kategorien".
  2. Legen Sie dort Ihre Gruppen an oder passen Sie sie an.
  3. Beim Bearbeiten eines Kontakts weisen Sie ihm die passenden Kategorien zu.
  4. In den Listen können Sie danach gezielt nach diesen Gruppen filtern.

#Eigene Felder

Brauchen Sie zusätzliche Angaben, die es standardmäßig nicht gibt (zum Beispiel Geburtstag oder eine eigene Kundennummer)? Ihre Administratorin oder Ihr Administrator kann unter „Einstellungen" eigene Felder anlegen. Diese erscheinen dann automatisch bei jeder Person oder Firma zum Ausfüllen.

#Verteilerlisten

Mit Verteilerlisten fassen Sie Personen zu festen Gruppen zusammen – zum Beispiel für den regelmäßigen Versand. Die Listen lassen sich wie ein Baum aufbauen (eine Hauptliste mit Unterlisten).

  1. Öffnen Sie im Menü „Verteiler".
  2. Legen Sie eine neue Liste an oder klicken Sie eine bestehende an.
  3. In der Liste fügen Sie Mitglieder aus Ihren Kontakten hinzu: Suchen Sie die Person und klicken Sie auf „+ hinzufügen".
  4. Bei Bedarf legen Sie darunter weitere Unterlisten an.

Ist Ihr Haus mit dem E-Mail-Dienst verbunden, können Sie eine Liste auf Knopfdruck mit der dortigen Gruppe abgleichen. Ihre Angaben in Karl-AV sind dabei maßgeblich. Personen ohne hinterlegte E-Mail-Adresse werden dabei nicht übernommen und Ihnen angezeigt.

#Serienmail

Mit einer Serienmail schreiben Sie viele Empfänger auf einmal an – jede E-Mail wird dabei persönlich angesprochen.

  1. Öffnen Sie im Menü „Serienmail" und klicken Sie auf „+ Neue Serienmail".
  2. Geben Sie einen Betreff und Ihren Text ein. Mit Platzhaltern personalisieren Sie die Anrede, zum Beispiel {anrede} und {nachname}. Beim Versand setzt Karl-AV automatisch die richtigen Namen ein.
  3. Wählen Sie den Empfängerkreis. Sie können nach Kategorie, Firma oder Newsletter einschränken. Empfohlen ist „Nur Personen mit E-Mail-Einwilligung".
  4. Speichern Sie den Entwurf oder klicken Sie auf „Speichern & einreihen".
  5. In der Detailansicht starten Sie den Versand mit „Jetzt senden". Große Mengen werden in mehreren Schritten verschickt.

Sie sehen jederzeit, wie viele E-Mails bereits versandt wurden.

#Etiketten drucken

Sie können Adressen direkt auf gängige Etikettenbögen drucken – zum Aufkleben auf Briefumschläge.

  1. Öffnen Sie im Menü „Etiketten".
  2. Wählen Sie die Empfänger über eine Kategorie oder die Suche.
  3. Wählen Sie das Etikettenformat (zum Beispiel 24 Etiketten pro Bogen) und stellen Sie ein, ob Anrede und Firma mitgedruckt werden sollen.
  4. Haben Sie einen bereits angebrochenen Bogen? Geben Sie bei „Erste Etiketten überspringen" an, wie viele Felder schon verbraucht sind.
  5. Klicken Sie auf „Etiketten erzeugen & drucken". Es öffnet sich eine Druckansicht – starten Sie dort den Druck.

Personen ohne Anschrift werden übersprungen und Ihnen aufgelistet.

#Import: Kontakte aus einer Tabelle übernehmen

Haben Sie Ihre Kontakte in einer Tabelle (CSV-Datei)? Diese können Sie übernehmen.

  1. Öffnen Sie im Menü „Import".
  2. Wählen Sie Ihre Datei aus und klicken Sie auf „Weiter zur Zuordnung".
  3. Ordnen Sie jede Spalte dem passenden Feld zu (Vorname, Nachname, E-Mail …). Karl-AV schlägt die Zuordnung meist schon richtig vor.
  4. Lassen Sie „Mögliche Dubletten überspringen" aktiviert, damit keine doppelten Einträge entstehen.
  5. Klicken Sie auf „Import starten".

#Export und Drucken

Sie können Ihre Kontakte auch außerhalb von Karl-AV nutzen.

  1. Stellen Sie in der Liste die gewünschte Auswahl ein (zum Beispiel durch Suchen oder Filtern).
  2. Klicken Sie auf „⬇ CSV", um die Auswahl als Tabelle zu speichern.
  3. Klicken Sie auf „⬇ vCard", um die Auswahl als Kontaktkarten zu speichern.
  4. Einen einzelnen Kontakt speichern Sie in der Detailansicht ebenfalls als vCard.

Eine vCard können Sie zum Beispiel bequem in Ihr Adressbuch oder E-Mail-Programm übernehmen.

#Datenschutz (DSGVO)

Karl-AV hilft Ihnen, die Datenschutzregeln einzuhalten.

  • Einwilligungen: Bei jeder Person können Sie festhalten, ob sie Werbung per E-Mail, Telefon oder Post erlaubt hat, und woher die Einwilligung stammt.
  • Datenauskunft: In der Detailansicht einer Person erzeugen Sie mit einem Klick eine vollständige Auskunft aller gespeicherten Daten als Textdatei.
  • Anonymisieren: Möchte eine Person gelöscht werden, können Administratoren sie anonymisieren. Der Eintrag bleibt für Statistiken bestehen, enthält aber keine persönlichen Angaben mehr.
  • Papierkorb: Gelöschte Kontakte landen zunächst im Papierkorb und lassen sich wiederherstellen oder endgültig entfernen.

#Support und Tickets

Ist die Anbindung freigeschaltet, sehen Administratoren im Menü den Punkt „🎫 Support/Tickets". Ein Klick bringt Sie ohne erneute Anmeldung direkt in Ihren Support-Bereich, wo Sie Anfragen stellen und verfolgen können.

#Hilfe bekommen

Kommen Sie einmal nicht weiter? Dann wenden Sie sich an die Ansprechperson in Ihrem Haus, die Karl-AV betreut. Sie hilft Ihnen gerne weiter.