Karl-Benefit – Handbuch

Willkommen bei Karl-Benefit. Mit dieser Anwendung verwalten Sie ganz einfach Ihre Spenden und Förderer. Sie erfassen Spender, buchen Spenden, kümmern sich um Mitgliedschaften und erstellen Spendenbescheinigungen. Dieses Handbuch erklärt Ihnen Schritt für Schritt, wie das geht.

#Anmelden

1. Öffnen Sie Karl-Benefit in Ihrem Browser.
2. Geben Sie Ihre E-Mail-Adresse und Ihr Passwort ein.
3. Klicken Sie auf „Anmelden".

Schon sind Sie da und können loslegen.

#Überblick

Nach der Anmeldung sehen Sie die Übersicht. Hier finden Sie die wichtigsten Zahlen auf einen Blick: wie viele Spender Sie haben, wie viele Spenden eingegangen sind und wie Ihre Aktionen laufen.

Über die Menüleiste an der linken Seite gelangen Sie zu allen Bereichen.

◐ Tipp: Sie können zwischen einer hellen und einer dunklen Ansicht wechseln. Wählen Sie einfach, was für Ihre Augen angenehmer ist.

#Spender und Kontakte

Hier verwalten Sie alle Personen und Firmen, die Sie unterstützen.

1. Klicken Sie auf „Spender".
2. Klicken Sie auf „Neu", um einen Spender anzulegen.
3. Tragen Sie Name, Anschrift und E-Mail ein.
4. Speichern Sie.

Klicken Sie auf einen Spender, um alle Angaben zu sehen. Dort finden Sie auch alle Spenden und Bescheinigungen dieser Person. Sie können Notizen hinterlegen und markieren, wer Ihren Newsletter erhalten möchte.

#Spenden erfassen

So buchen Sie eine Spende:

1. Klicken Sie auf „Spenden".
2. Klicken Sie auf „Neu".
3. Wählen Sie den Spender aus.
4. Tragen Sie Betrag und Datum ein.
5. Speichern Sie.

Wenn Sie viele Spenden auf einmal haben, übernehmen Sie diese aus Ihrem Kontoauszug.

#Kontoauszug einlesen

Karl-Benefit liest die Dateien, die Ihr Bankprogramm (zum Beispiel ProfiCash) ausgibt:

• MT940 (Dateiendung .sta oder .txt)
• CAMT.053 (Dateiendung .xml)
• CSV (Tabelle aus dem Online-Banking)

So gehen Sie vor:

1. Exportieren Sie den Auszug Ihres Spendenkontos aus Ihrem Bankprogramm.
2. Klicken Sie in Karl-Benefit auf „Import" und wählen Sie die Datei aus.
3. Karl-Benefit erkennt das Format selbst. Bei einer CSV-Tabelle ordnen Sie noch die Spalten zu.
4. Prüfen Sie die Angaben und klicken Sie auf „Umsätze übernehmen".

Karl-Benefit schlägt Ihnen zu jeder Buchung den passenden Spender vor. Sichere Treffer – zum Beispiel über die IBAN aus einem SEPA-Mandat oder über einen eindeutigen Namen – werden auf Wunsch sofort gebucht. Alles Unsichere bleibt stehen, damit Sie es in Ruhe prüfen können. Neben jeder Zeile steht, warum ein Spender vorgeschlagen wurde.

Gut zu wissen:

• Doppelte Buchungen erkennt Karl-Benefit. Sie können denselben Auszug ohne Sorge ein zweites Mal hochladen.
• Sammelbuchungen werden in die einzelnen Spenden aufgeteilt.
• Rücklastschriften werden als solche gekennzeichnet und niemals automatisch gebucht.
• Ist ein Spender noch nicht angelegt, genügt ein Klick auf „+ Spender" – Name und Bankverbindung werden übernommen.

#Aktionen und Kampagnen

Mit Aktionen behalten Sie den Überblick über Ihre Spendenprojekte.

1. Legen Sie eine Aktion mit Namen und Ziel an.
2. Ordnen Sie passende Spenden dieser Aktion zu.
3. Sehen Sie jederzeit, wie viel schon zusammengekommen ist.

So erkennen Sie schnell, welche Aktion gut läuft.

#Bereiche

Ein Bereich ist der Teil Ihrer Einrichtung, dem eine Spende zugutekommt – zum Beispiel die Kindertagesstätte, die Diakonie oder der Kirchturm. Bereiche sind die Grundlage für die monatliche Abrechnung.

1. Klicken Sie auf „Bereiche".
2. Tragen Sie Namen, ein kurzes Kürzel und die verantwortliche Person mit E-Mail-Adresse ein.
3. Entscheiden Sie, ob die Abrechnung dieses Bereichs Spendernamen enthalten soll. Ohne Haken

enthält sie nur Summen – das ist die datenschutzfreundliche Voreinstellung.

1. Speichern Sie.

Damit Spenden von allein im richtigen Bereich landen, legen Sie Regeln an:

• Stichwort im Verwendungszweck – zum Beispiel „Kita" oder „Orgel".
• Kampagne – alle Spenden dieser Aktion gehören zu einem Bereich.
• IBAN – wenn eine Bankverbindung immer für denselben Bereich spendet.

Die Regeln greifen beim Import und beim Erfassen neuer Spenden. Haben Sie eine Regel nachträglich angelegt, klicken Sie auf „Jetzt zuordnen" – dann werden auch die bereits gebuchten Spenden nachgetragen.

◐ Tipp: In der Liste sehen Sie, wie viele Spenden noch ohne Bereich sind. Kümmern Sie sich zuerst darum, dann ist die Monatsabrechnung vollständig.

#Monatliche Spendenabrechnung

Jeden Monat können Sie für jeden Bereich eine Abrechnung als PDF erstellen und an die verantwortliche Person schicken.

1. Klicken Sie auf „Monatsabrechnung" und wählen Sie den Monat.
2. Klicken Sie auf „Alle Abrechnungen erzeugen". Für jeden Bereich entsteht ein Entwurf.
3. Öffnen Sie die PDF-Dateien und prüfen Sie sie.
4. Klicken Sie auf „Freigeben" – einzeln oder für alle auf einmal.
5. Klicken Sie auf „Freigegebene versenden". Jede verantwortliche Person erhält ihre Abrechnung als

PDF im Anhang.

In der Abrechnung stehen: der Spendeneingang des Monats, die Anzahl der Spenden, der Vergleich zum Vormonat und zum Vorjahresmonat, die Summe im laufenden Jahr, die Aufteilung nach Kampagne und Zahlungsart sowie die Einzelspenden – mit oder ohne Namen, je nach Einstellung des Bereichs.

Karl-Benefit erzeugt die Entwürfe des Vormonats auf Wunsch automatisch zu Monatsbeginn und benachrichtigt Ihre Buchhaltung. Verschickt wird trotzdem erst nach Ihrer Freigabe. Beides stellen Sie unten auf der Seite „Bereiche" ein.

Eine bereits versendete Abrechnung wird nicht überschrieben. So bleibt nachvollziehbar, was die Bereiche bekommen haben.

◐ Hinweis: Ändern sich die Zahlen nachträglich, weist Karl-Benefit darauf hin – Sie können die Abrechnung dann neu erzeugen.

#Serienbriefe und Aussendungen

Unter Aussendungen schreiben Sie Ihre Spender:innen persönlich an – ob 20 oder 350 Briefe.

So läuft eine Aussendung

1. Neue Aussendung anlegen und ihr einen sprechenden Namen geben, zum Beispiel „Mailing zur KHS Okt. 2025". Unter diesem Namen taucht sie später in jeder Spenderakte auf.
2. Kanal wählen: Brief, E-Mail oder beides.
3. Briefvorlage auswählen (siehe unten) und den Betreff eintragen.
4. Brieftext schreiben. Mit Platzhaltern wird jeder Brief persönlich:

``` {briefanrede},

herzlichen Dank für Ihre Unterstützung. Ihre letzte Spende vom {letzte_spende_datum} über {letzte_spende_betrag} ist angekommen. ```

Verfügbar sind unter anderem {briefanrede}, {vorname}, {nachname}, {firma}, {strasse}, {plz}, {ort}, {datum}, {organisation}, {letzte_spende_datum}, {letzte_spende_betrag}, {summe_vorjahr} und {mailing}. Fehlt ein Wert, bleibt die Stelle leer; mit {plz|—} legen Sie einen Ersatz fest.

1. Empfängerkreis eingrenzen: nach Merkmal, Mitgliedschaft, Kampagne, Spendenzeitraum oder Mindestbetrag – wahlweise nur Personen mit Postanschrift, mit E-Mail oder mit Newsletter-Einwilligung. Zusätzlich können Sie einzelne Personen ankreuzen; diese Auswahl hat dann Vorrang.
2. Erzeugen: Sie erhalten ein einziges PDF mit allen Briefen – ein Brief je Seite, fertig zum Drucken.

Im selben Moment wird die Aussendung jeder Empfängerin und jedem Empfänger zugeordnet. In der Spenderakte steht danach unter „Erhaltene Aussendungen", wer welches Mailing bekommen hat.

Die Anrede

Karl-Benefit bildet die Anrede automatisch: „Sehr geehrte Frau Dr. Meier", „Sehr geehrter Herr Schulz", bei Firmen „Sehr geehrte Damen und Herren". Wo das nicht passt – bei Duzfreunden, Familien oder Eheleuten – tragen Sie in der Spenderakte eine eigene Briefanrede ein (zum Beispiel „Liebe Anna" oder „Liebe Familie Meier"). Diese hat immer Vorrang.

Weitere Ausgabeformate

• CSV-Datenquelle – für einen Lettershop oder den Word-Serienbrief; enthält Anschrift, fertige Anrede und den persönlichen Text je Person.
• Word-Sammeldokument (RTF) – alle Briefe in einer Datei, in Word oder LibreOffice weiter bearbeitbar.

Aussendung per E-Mail

Dieselbe Aussendung lässt sich als personalisierte E-Mail vorbereiten. Berücksichtigt werden nur Personen mit E-Mail-Adresse und Newsletter-Einwilligung – Werbe- und Spendenmails ohne Einwilligung sind rechtlich nicht zulässig (§ 7 UWG). Alle übrigen werden übersprungen und in der Liste ausgewiesen.

⚠ Der tatsächliche Versand ist gesperrt, bis der Betreiber ihn freischaltet. Vorbereitete E-Mails warten so lange in der Warteschlange; verschickt wird dann in kleinen Portionen, damit die Nachrichten nicht als Werbemüll eingestuft werden.

Briefvorlagen – Ihr Briefbogen

Unter Briefvorlagen bauen Sie sich Ihren Briefkopf selbst zusammen:

• Logo hochladen, Größe und Position in Millimetern festlegen.
• Kopfzeilen (Vereinsname, Anschrift, Telefon) und bis zu drei Fußspalten.
• Absenderzeile über dem Anschriftfeld, wie es der Fensterumschlag verlangt.
• Anschriftfeld, Ränder, Schriftgröße, Zeilenabstand und eine Akzentfarbe.
• Falz- und Lochmarken nach DIN 5008 zum sauberen Falten.
• Grußformel, Name, Funktion und wahlweise eine eingescannte Unterschrift.

Wer eigenes Briefpapier verwendet, stellt die Betriebsart auf „eigenes Briefpapier": Dann bleiben Kopf- und Fußbereich frei, gedruckt werden nur Anschrift, Betreff, Text und Unterschrift.

Mit Vorschau als PDF sehen Sie jederzeit einen Musterbrief – mit einem echten Kontakt aus Ihrem Bestand, damit Sie das Anschriftfeld im Fensterumschlag prüfen können.

#Gesprächsnotizen und Merkmale

In jeder Spenderakte führen Sie einen Verlauf: Telefonate, persönliche Gespräche, Briefe, E-Mails oder Veranstaltungen. Sie wählen die Art des Kontakts, tragen wann es war (auch nachträglich) und was besprochen wurde ein. Zusammen mit den erhaltenen Aussendungen ergibt das die vollständige Kontaktgeschichte.

Merkmale sind Schlagworte an der Person – zum Beispiel „Spender:innenfest 2025", „Ehrenamt" oder „Pate". Sie lassen sich in den Aussendungen als Filter verwenden: „alle mit Merkmal Spender:innenfest 2025 anschreiben".

◐ Gesprächsnotizen sind personenbezogene Daten. Halten Sie fest, was für die Betreuung nötig ist – und nicht mehr. Beim Anonymisieren einer Person werden Notizen, Merkmale und Aussendungs-Zuordnungen mit gelöscht; Spenden und Belege bleiben aus steuerlichen Gründen erhalten.

#Spendenbescheinigungen

Für das Finanzamt erstellen Sie Ihren Spendern eine Bescheinigung.

1. Klicken Sie auf „Bescheinigungen".
2. Wählen Sie den Spender und das Jahr.
3. Klicken Sie auf „Erstellen".

Karl-Benefit erzeugt eine fertige Jahresbescheinigung als PDF, die Sie ausdrucken oder verschicken können. Die Angaben Ihrer Organisation werden dabei automatisch eingesetzt.

#Mitgliedschaften und Patenschaften

Für regelmäßige Beiträge legen Sie Mitgliedschaften oder Patenschaften an.

• Mitgliedschaften: Wählen Sie einen Tarif und den Rhythmus (monatlich, vierteljährlich oder jährlich).
• Patenschaften: Richten Sie eine regelmäßige Förderung für einen bestimmten Zweck ein.

Fällige Beiträge können Sie einzeln buchen oder gesammelt einziehen.

#Geburtstage nicht vergessen

Wenn Sie bei einem Spender ein Geburtsdatum hinterlegt haben, erinnert Karl-Benefit Sie automatisch an anstehende Geburtstage Ihrer Mitglieder.

• Auf der Übersicht erscheint ein kurzer Hinweis, wenn in den nächsten Tagen ein Geburtstag ansteht.
• In der Mitgliederliste sehen Sie die anstehenden Geburtstage der nächsten Wochen.
• Auf Wunsch schickt Ihnen Karl-Benefit einmal am Tag eine Erinnerungs-E-Mail, damit Sie rechtzeitig eine Karte verschicken können. Empfänger und Vorlauf legen Sie in den Einstellungen fest.

#Beiträge bequem einziehen

Wenn Sie Beiträge per Lastschrift einziehen möchten, hinterlegen Sie zunächst die Bankverbindung Ihrer Organisation in den Einstellungen. Anschließend:

1. Erfassen Sie zu einem Spender ein Lastschrift-Mandat (Bankverbindung und Datum der Unterschrift).
2. Klicken Sie im Bereich „SEPA" auf „Sammler erstellen".
3. Karl-Benefit stellt alle fälligen Beiträge zusammen und erzeugt eine Datei, die Sie in Ihrem Online-Banking hochladen.

So ziehen Sie viele Beiträge auf einmal ein, ohne jede Buchung einzeln anzustoßen.

#Fördermittel und Zuschüsse

Im Bereich „Drittmittel" verwalten Sie Zuschüsse und Fördermittel von Stiftungen, Ämtern oder Unternehmen.

1. Legen Sie eine Förderung mit Titel, Fördergeber und beantragter Summe an.
2. Halten Sie den Stand fest: beantragt, bewilligt, abgelehnt oder abgerechnet.
3. Erfassen Sie Auszahlungen (auch in mehreren Teilbeträgen). Jede Auszahlung wird automatisch als Spende beim Fördergeber verbucht.
4. Tragen Sie die Frist für den Verwendungsnachweis ein. Karl-Benefit weist Sie rechtzeitig auf fällige Nachweise hin.
5. Am Ende erstellen Sie mit einem Klick einen Förderbericht als PDF.

Anträge schreiben lassen

Karl-Benefit hilft Ihnen beim Formulieren von Förderanträgen.

1. Legen Sie unter „Antragsvorlagen" eine Vorlage an (oder starten Sie mit der mitgelieferten Standard-Vorlage). Sie können darin Platzhalter verwenden, die später automatisch mit den Daten Ihrer Förderung gefüllt werden.
2. Öffnen Sie eine Förderung und wählen Sie unter „Anträge" eine Vorlage aus.
3. Karl-Benefit erstellt einen fertig formulierten Antragsentwurf, den Sie anschließend prüfen und anpassen.

Sie können Anträge auch von Hand erfassen und speichern.

#Online-Spenden entgegennehmen

Sie können auf Ihrer Internetseite ein Spendenformular anbieten, über das Menschen bequem online spenden. Nach dem Einrichten in den Einstellungen erhalten Sie einen Link zu Ihrem eigenen Spendenformular.

• Eingegangene Online-Spenden erscheinen automatisch in Ihrer Spendenliste.
• Ist der Spender neu, wird er dabei gleich als Kontakt angelegt.

So sammeln Sie Spenden rund um die Uhr, ohne jede Buchung von Hand zu erfassen.

#Förderer-Portal

Ihre Spender können sich in einem eigenen Bereich anmelden. Dort sehen sie ihre eigenen Spenden, laden ihre Bescheinigungen herunter und pflegen ihre Adresse selbst. Das spart Ihnen Arbeit.

#Auswertungen

Im Bereich Auswertungen sehen Sie, wie sich Ihre Spenden entwickeln. Sie erkennen auf einen Blick, welche Aktionen erfolgreich waren und wie viel insgesamt eingegangen ist.

#Mein Profil

Oben rechts finden Sie Ihr Profil. Hier ändern Sie Ihren Anzeigenamen, Ihre E-Mail-Adresse und Ihr Passwort. Wählen Sie ein sicheres Passwort und geben Sie es niemals weiter.

#Hilfe bekommen

Kommen Sie einmal nicht weiter, ist das kein Problem. Über den Menüpunkt „Support" erreichen Sie den Hilfebereich. Sie können auch die für Ihre Organisation zuständige Ansprechperson fragen. Wir helfen Ihnen gerne weiter.