Karl-ERP – Handbuch

Willkommen bei Karl-ERP. Mit dieser Anwendung verwalten Sie Ihre Waren und Ihren Verkauf an einer Stelle. Sie pflegen Artikel, Kunden und Lieferanten, schreiben Angebote und Rechnungen, führen Ihre Kasse, binden Ihren Onlineshop an und behalten Ihr Lager im Blick. Dieses Handbuch begleitet Sie Schritt für Schritt durch die tägliche Arbeit.

#Anmelden

1. Öffnen Sie Karl-ERP in Ihrem Browser.
2. Geben Sie Ihre E-Mail-Adresse und Ihr Passwort ein.
3. Klicken Sie auf „Anmelden".

Wählen Sie ein sicheres Passwort mit mindestens 10 Zeichen.

#Überblick

Nach der Anmeldung landen Sie auf der Übersicht. Hier sehen Sie Ihre wichtigsten Zahlen auf einen Blick.

Links finden Sie die Menüleiste. Sie ist nach Bereichen gegliedert: Übersicht, Stammdaten, Verkauf, Einkauf, Lager, Finanzen, Auswertungen, CRM und weitere Module. Klicken Sie einfach auf den Bereich, den Sie brauchen.

Unter den Kacheln stehen zwei Grafiken:

• Einnahmen und Ausgaben je Monat (netto, letzte zwölf Monate): grüne Balken sind Einnahmen, rote Ausgaben, die dunkle Linie zeigt das Ergebnis – liegt sie unter der Nulllinie, war der Monat im Minus. Fahren Sie mit der Maus über einen Balken, sehen Sie den genauen Betrag. Darunter stehen die Summen des Zeitraums. Grundlage sind Ihre Buchungen: Rechnungen, Eingangsrechnungen und die aus Kontoauszügen gebuchten Umsätze – also dieselben Zahlen, die auch Ihr Steuerbüro bekommt.
• Lagerwert je Monatsende: wie sich der Wert Ihres Lagers entwickelt hat. Der letzte Punkt entspricht genau der Kachel „Lagerwert".

Solange es in einem Bereich noch keine Daten gibt, steht dort ein kurzer Hinweis statt einer leeren Grafik.

#Artikel

Artikel sind Ihre Produkte und Leistungen. Legen Sie sie einmal an, dann können Sie sie immer wieder verwenden.

1. Klicken Sie auf „Artikel".
2. Klicken Sie auf „Neu".
3. Tragen Sie Artikelnummer, Bezeichnung, Preis, Steuersatz und Einheit ein.
4. Speichern Sie.

Bei Lagerartikeln wird zusätzlich die Menge mitgeführt.

#Kunden

Hier verwalten Sie alle Ihre Kunden.

1. Klicken Sie auf „Kunden".
2. Klicken Sie auf „Neu".
3. Tragen Sie Name, Anschrift und Zahlungsziel ein.
4. Speichern Sie.

Jeder Kunde erhält eine eigene Kundennummer. Auf der Kundenseite sehen Sie später alle Belege zu diesem Kunden.

#Lastschrift für einen Kunden aktivieren

Hat Ihnen ein Kunde ein SEPA-Lastschriftmandat erteilt – im Vertrag, per E-Mail oder auf Papier –, setzen Sie es unter Stammdaten → Kunden beim jeweiligen Kunden aktiv. Im Abschnitt SEPA-Lastschrift setzen Sie das Häkchen „Lastschriftmandat aktiv" und tragen die IBAN ein. Die Mandatsreferenz vergibt Karl-ERP automatisch, wenn Sie keine eigene eintragen.

Das Mandatsdatum können Sie rückwirkend eintragen – nehmen Sie den Tag, an dem der Kunde Ihnen das Mandat tatsächlich erteilt hat, etwa das Datum aus dem Vertrag oder der E-Mail. Lassen Sie das Feld leer, gilt der heutige Tag. Ein Datum in der Zukunft ist nicht möglich.

Beim Speichern prüft Karl-ERP die IBAN. Gibt es zu diesem Kunden bereits Verträge oder schon eingeplante Lastschriften, bei denen die Bankverbindung fehlt, werden sie automatisch nachgezogen – so bleibt kein Einzug liegen.

Ein Mandat widerrufen Sie, indem Sie das Häkchen wieder entfernen. Die IBAN bleibt dann als Information stehen, es wird aber nichts mehr eingezogen.

Hinweis: Bei Verträgen können Sie die Bankverbindung weiterhin direkt am Vertrag pflegen (Finanzen → Verträge). Ist dort nichts hinterlegt, greift Karl-ERP auf die Angaben beim Kunden zurück. Und wenn Sie das Kundenportal freigeschaltet haben, kann der Kunde sein Mandat dort selbst erteilen und widerrufen.

#Lieferanten

Ihre Lieferanten pflegen Sie genauso wie Ihre Kunden.

1. Klicken Sie auf „Lieferanten".
2. Klicken Sie auf „Neu".
3. Tragen Sie Name, Anschrift und Zahlungsziel ein.
4. Speichern Sie.

Lieferanten benötigen Sie später für Ihre Bestellungen im Einkauf.

#Lager

Im Lager sehen Sie, wie viel Sie von jedem Artikel vorrätig haben.

• Die Bestandsübersicht zeigt Ihnen je Artikel den aktuellen Bestand.
• Jede Änderung wird als Buchung festgehalten: Zugänge, Abgänge und Korrekturen. So bleibt immer nachvollziehbar, wie sich Ihr Bestand verändert hat.

Inventur

Mit der Inventur gleichen Sie Ihre Bestände mit der Wirklichkeit ab.

1. Öffnen Sie „Inventur" und starten Sie eine neue Zählung.
2. Tragen Sie zu jedem Artikel die tatsächlich gezählte Menge ein.
3. Buchen Sie die Zählung. Karl-ERP gleicht die Bestände an und hält die Differenzen als Buchung fest.

#Angebote und Aufträge

Der Verkauf läuft in einer festen Reihenfolge ab. Aus jedem Beleg erstellen Sie mit einem Klick den nächsten. Die Positionen werden übernommen, Sie müssen also nichts doppelt eintippen.

Angebot → Auftrag → Lieferschein → Rechnung

• Angebot: ein unverbindliches Angebot an Ihren Kunden.
• Auftrag: bestätigt die verbindliche Bestellung.
• Lieferschein: begleitet die Warenlieferung.
• Rechnung: fordert den Betrag ein.

So legen Sie ein Angebot an:

1. Klicken Sie auf „Angebot" und dann auf „Neu".
2. Wählen Sie den Kunden aus.
3. Fügen Sie die Artikel hinzu.
4. Speichern Sie.

Möchten Sie daraus einen Auftrag machen, klicken Sie auf „Folgebeleg". Der neue Beleg entsteht automatisch mit allen Angaben.

Festschreiben und Storno

Solange ein Beleg ein Entwurf ist, können Sie ihn frei ändern. Mit dem Festschreiben wird er verbindlich und lässt sich danach nicht mehr bearbeiten. Das ist besonders bei Rechnungen wichtig.

Möchten Sie einen festgeschriebenen Beleg zurücknehmen, löschen Sie ihn nicht, sondern stornieren ihn. So bleibt alles sauber nachvollziehbar.

#Einkauf: Bestellungen und Wareneingänge

Auch Ihren Einkauf bilden Sie in einer festen Reihenfolge ab.

Bestellung → Wareneingang

1. Klicken Sie auf „Bestellungen" und dann auf „Neu".
2. Wählen Sie den Lieferanten aus und fügen Sie die Artikel hinzu.
3. Speichern und schreiben Sie die Bestellung fest.
4. Ist die Ware da, erstellen Sie über „Folgebeleg" den Wareneingang.

Mit dem Festschreiben des Wareneingangs erhöht sich Ihr Lagerbestand automatisch.

#Rechnungen

Eine Rechnung erstellen Sie ganz einfach aus einem Auftrag oder Lieferschein heraus.

1. Öffnen Sie den Beleg.
2. Klicken Sie auf „Folgebeleg" und wählen Sie „Rechnung".
3. Prüfen Sie die Angaben und schreiben Sie die Rechnung fest.

Zu jeder Rechnung erzeugt Karl-ERP ein fertiges PDF im Layout Ihrer Firma. Sie können es ausdrucken oder per E-Mail versenden.

Karl-ERP kann Ihre Rechnung auch als E-Rechnung erstellen. Dabei werden die Rechnungsdaten so eingebettet, dass Ihr Empfänger sie automatisch weiterverarbeiten kann. Achten Sie darauf, dass Ihre Angaben vollständig und korrekt sind.

Wiederkehrende Rechnungen

Für regelmäßig gleiche Rechnungen legen Sie eine Vorlage an, die Karl-ERP automatisch fällig stellt.

1. Öffnen Sie „Wiederkehrend".
2. Legen Sie eine Vorlage mit Kunde, Positionen und Rhythmus an (zum Beispiel monatlich).
3. Karl-ERP erstellt die Rechnungen zum nächsten Termin von selbst. Auf Wunsch werden sie sofort festgeschrieben.

#Altrechnungen übernehmen

Haben Sie Rechnungen außerhalb von Karl-ERP geschrieben – etwa früher mit einem anderen Programm –, holen Sie sie hier nachträglich ins System. Die Rechnungen behalten dabei ihre Original-Rechnungsnummer; Ihr laufender Nummernkreis bleibt unberührt.

1. Öffnen Sie „Altrechnungen".
2. Laden Sie die Rechnungen als PDF oder Scan hoch – gern mehrere auf einmal. Wenn Sie mögen, wählen Sie gleich den Kunden aus.
3. Karl-KI liest im Hintergrund Rechnungsnummer, Datum, Kunde und Positionen aus. Die Seite aktualisiert sich dabei von selbst.
4. Prüfen Sie jede Zeile und korrigieren Sie, was die KI falsch gelesen hat. Zu jeder Rechnung wird angezeigt, wie sicher sich die KI war.
5. Ist die Rechnung bereits bezahlt, tragen Sie das Zahldatum ein. Dann wird die Zahlung gleich mitgebucht und die Rechnung erscheint nicht im Mahnwesen.
6. Klicken Sie auf „Als Rechnung übernehmen" – oder übernehmen Sie alle geprüften Zeilen auf einmal.

Solange eine Rechnung noch nicht übernommen ist, zählt sie nirgends mit – nicht im Dashboard und nicht in den Berichten. Damit Ihnen das nicht entgeht, erscheint dort ein Hinweis wie „2 Altrechnungen warten auf Übernahme – 17.195,50 € sind in diesen Zahlen nicht enthalten".

Doppelte Rechnungen

Karl-ERP prüft beim Übernehmen auf Dubletten:

• Rechnungsnummer schon vergeben – die Übernahme wird abgelehnt und der vorhandene Beleg genannt. Auch zwei Zeilen mit derselben Nummer in der Warteschlange werden erkannt.
• Gleicher Kunde, gleicher Betrag, gleicher Monat – aber andere Nummer: Sie bekommen eine Warnung („möglicherweise doppelt") und entscheiden selbst. Das ist Absicht, denn es gibt Fälle, in denen das richtig ist – etwa gleiche Monatsbeträge in Folgemonaten.

Was fehlt noch?

Über der Liste zeigt Karl-ERP für Ihre laufenden Verträge, welche Monate noch keine Rechnung haben – als Beleg und in der Warteschlange gesucht. So sehen Sie auf einen Blick, welche Altrechnungen Sie noch nachtragen müssen, zum Beispiel: „Ev. Verwaltungsverband Bonn · 8 Monate: 2025-12, 2026-01 …". Verglichen werden Kunde und Monat; die Liste ist eine Orientierung, keine Buchprüfung.

Gut zu wissen:

• Es werden keine Lastschriften erzeugt. Diese Rechnungen wurden ja bereits gestellt; ein nachträglicher Einzug wäre falsch.
• Eine Rechnungsnummer, die es schon gibt, wird nicht doppelt angelegt – die Zeile bleibt dann stehen und nennt den vorhandenen Beleg.
• Solange eine Zeile nicht übernommen ist, können Sie sie beliebig ändern, erneut auslesen lassen oder verwerfen.
• Nach der Übernahme ist die Rechnung ein ganz normaler Beleg: mit PDF, ZUGFeRD-Datei und Auswertung.

#Zahlungen und offene Posten

Hier behalten Sie den Überblick, welche Rechnungen bezahlt sind und welche noch offen sind.

1. Öffnen Sie „Zahlungen / OP".
2. Sie sehen alle offenen Rechnungen.
3. Ist eine Zahlung eingegangen, tragen Sie sie zur passenden Rechnung ein.

Bei vollständiger Zahlung wird die Rechnung als bezahlt markiert, bei Teilzahlungen als teilbezahlt.

#Kontoauszüge einlesen

Statt jede Zahlung von Hand zu erfassen, können Sie Ihre Kontoauszüge einlesen – auch mehrere auf einmal.

1. Öffnen Sie „Banking".
2. Laden Sie die Auszugsdateien Ihrer Bank hoch. Sie können mehrere Dateien gleichzeitig auswählen, auch gemischt: Umsatzdateien Ihrer Bank (MT940, CAMT.053) und Kontoauszüge als PDF.
3. Umsatzdateien werden sofort übernommen. PDF-Auszüge liest Karl-KI für Sie aus; das läuft im Hintergrund. Sie sehen „⏳ … wird ausgelesen", die Seite aktualisiert sich selbst – Sie können sie auch verlassen und später zurückkommen.
4. Danach erscheint eine Vorschau je Auszug mit allen erkannten Umsätzen. Darüber steht die Saldo-Probe: Karl-ERP rechnet nach, ob Anfangssaldo + alle erkannten Umsätze genau den Endsaldo des Auszugs ergeben. Steht dort grün „Saldo-Probe geht auf", ist der Auszug nachweislich vollständig ausgelesen. Steht dort rot eine Differenz, fehlen Buchungen oder ein Vorzeichen stimmt nicht – dann bitte gegen das PDF prüfen oder „Erneut auslesen" klicken. Prüfen Sie Beträge und Vorzeichen stichprobenartig (Gutschrift +, Belastung −), wählen Sie einzelne Zeilen ab, wenn sie nicht gebucht werden sollen, und klicken Sie auf „Ausgewählte Umsätze übernehmen". Erst dann wird etwas gebucht.
5. Ordnen Sie die Gutschriften anschließend den passenden Rechnungen zu – sichere Treffer nimmt Karl-ERP Ihnen mit „Sichere automatisch zuordnen" ab.

Einen einzelnen Auszug können Sie in der Vorschau auch verwerfen; dann wird daraus nichts gebucht. Konnte ein PDF nicht gelesen werden, sehen Sie das als Hinweis und können es erneut auslesen lassen — beim zweiten Anlauf schaut Karl-KI sich die Seiten als Bild an, was bei Auszügen mit Soll-/Haben-Spalten oft besser klappt.

Enthält ein Auszug keine Buchungen (ein Monat ohne Bewegung), ist das kein Fehler: Sie sehen ihn unter „Ohne Umsätze" und können ihn mit „Erledigt" wegräumen.

Bereits eingelesene Umsätze erkennt Karl-ERP und übernimmt sie kein zweites Mal. Überschneiden sich zwei Auszüge (die letzte Buchung des einen ist die erste des nächsten), markiert Karl-ERP die betroffenen Zeilen gelb und nimmt den Haken heraus – Sie sehen also genau, was übersprungen wird, und können es mit einem Klick doch übernehmen, wenn es sich wirklich um zwei Buchungen handelt.

Die hochgeladenen PDF-Dateien werden nach der Übernahme wieder gelöscht; die Auslese läuft über Karl-KI (dabei werden die Auszugsdaten an den KI-Dienst übertragen).

#Ausgaben aus dem Kontoauszug buchen

Ein eingelesener Kontoauszug ist zunächst nur eine Liste von Zahlungen – für die Buchhaltung zählt er erst, wenn die Umsätze gebucht sind. Im Banking hat deshalb jeder offene Umsatz eine Kontoauswahl: Konto wählen (z. B. 4920 Telefon und Internet), Steuersatz prüfen, buchen. Daraus entsteht eine Buchung, die im DATEV-Export und im Paket fürs Steuerbüro erscheint. Bei Gutschriften können Sie stattdessen eine Rechnung zuordnen – dann ist die Buchung schon vorhanden.

Das geht auch in einem Rutsch: Wählen Sie oben einen Monat, dann erscheint der Kasten Ganzen Monat buchen. Umsätze, für die Sie schon einmal ein Konto gewählt haben, bekommen automatisch wieder ihr Konto; alles andere landet auf dem Konto, das Sie dort auswählen.

Karl-ERP merkt sich Ihre Zuordnung. Haben Sie eine Zahlung an „Telefonica" einmal auf 4920 gebucht, ist dieses Konto beim nächsten Mal vorausgewählt – auch bei leicht anderer Schreibweise.

Nicht gebucht werden Zahlungen zu bereits erfassten Rechnungen sowie Umsätze, die Sie als privat oder Einmaleffekt eingeordnet haben. Für Umbuchungen zwischen eigenen Konten gibt es den Knopf ohne Buchung erledigt. Eine Buchung lässt sich wieder lösen, solange sie noch nicht ans Steuerbüro übermittelt wurde.

Oben auf der Seite sehen Sie jederzeit, wie viele Umsätze noch auf eine Buchung warten – solange dort etwas steht, fehlt es Ihrem Steuerbüro.

#Bankumsätze und Kontoauszüge durchsuchen

Im Bereich Banking finden Sie unter den Umsätzen ein Suchfeld: Es durchsucht Verwendungszweck, Gegenpartei, IBAN und Betrag. Daneben wählen Sie, ob Sie nur noch nicht zugeordnete, nur zugeordnete oder alle Umsätze sehen wollen.

Darunter steht eine Übersicht nach Jahr und Monat – mit Anzahl der Umsätze, den noch offenen und dem Saldo des Monats. Ein Klick auf den Monat zeigt genau diesen Zeitraum. Angezeigt werden 15 Umsätze je Seite; bei mehr blättern Sie unten weiter. So bleiben auch ältere Umsätze erreichbar.

Am Ende der Seite liegt das Archiv aller eingelesenen Kontoauszüge: wann eingelesen, welche Datei, wie viele Zeilen erkannt und übernommen wurden und ob die Saldo-Probe aufgegangen ist. Auch hier können Sie nach Dateiname suchen und nach Jahr und Monat blättern.

#Eingangsrechnungen erfassen (Ausgabenseite)

Damit Ihre Buchhaltung und der DATEV-Export vollständig sind, gehören auch die Rechnungen dazu, die Sie bezahlen.

1. Öffnen Sie „Einkauf → Eingangsrechnungen" und klicken Sie auf „+ Eingangsrechnung".
2. Wählen Sie den Lieferanten und tragen Sie das Rechnungsdatum ein.
3. Tragen Sie die Beleg-/Rechnungsnummer des Lieferanten ein. Diese Nummer geht in den DATEV-Export; Ihr Steuerbüro sucht danach.
4. Erfassen Sie die Positionen mit Nettobetrag und Steuersatz und schreiben Sie die Rechnung fest.

Beim Festschreiben entsteht die Buchung auf der Ausgabenseite: Aufwandskonto nach Steuersatz, Gegenkonto ist das Kreditorenkonto des Lieferanten (das pflegen Sie beim Lieferanten unter „Kreditorenkonto (DATEV)").

Kommt die Ware über einen Wareneingang herein, können Sie aus dem Wareneingang direkt eine Eingangsrechnung erzeugen – die Positionen werden übernommen.

Unter „Buchungen / DATEV" sehen Sie Einnahmen und Ausgaben getrennt, dazu das Ergebnis und die Differenz aus Umsatzsteuer und Vorsteuer.

> Offene Posten und Zahlungsabgleich gibt es bisher nur für Ihre Ausgangsrechnungen. Eingangsrechnungen werden erfasst und gebucht; die Überwachung, was davon noch offen ist, folgt in einem späteren Schritt.

#Mahnwesen

Bleibt eine Rechnung überfällig, unterstützt Sie das Mahnwesen.

1. Öffnen Sie „Mahnwesen". Sie sehen alle überfälligen Rechnungen.
2. Wählen Sie die Mahnstufe und erzeugen Sie die Mahnung als PDF.

Die Stufen reichen von der freundlichen Zahlungserinnerung bis zur dritten Mahnung. Eine Mahngebühr können Sie berücksichtigen lassen.

#Kasse

Für den Verkauf vor Ort nutzen Sie die Kasse.

1. Öffnen Sie „Kasse (POS)" und starten Sie eine Kassensitzung mit Ihrem Anfangsbestand.
2. Legen Sie die Artikel in den Warenkorb und kassieren Sie – bar oder mit Karte.
3. Zu jedem Verkauf erhalten Sie einen Bon als PDF.
4. Am Ende schließen Sie die Kasse, tragen den gezählten Bargeldbestand ein und erhalten Ihren Tagesbericht.

Jeder Barverkauf bucht die Ware automatisch aus dem Lager aus.

#Onlineshop anbinden

Sie können Ihren Onlineshop mit Karl-ERP verbinden.

1. Öffnen Sie „Shop-Anbindung".
2. Hinterlegen Sie die Verbindungsdaten Ihres Shops und prüfen Sie die Verbindung.
3. Danach können Sie Bestellungen aus dem Shop als Aufträge übernehmen und Ihre Lagerbestände an den Shop zurückmelden.

Ihre Zugangsdaten werden sicher und verschlüsselt gespeichert.

#Produktion

Fertigen Sie eigene Erzeugnisse aus mehreren Bestandteilen, hilft Ihnen der Bereich Produktion.

1. Hinterlegen Sie zu Ihrem Erzeugnis eine Stückliste mit den benötigten Bestandteilen.
2. Legen Sie einen Fertigungsauftrag mit der gewünschten Menge an.
3. Melden Sie den Auftrag fertig. Karl-ERP entnimmt die Bestandteile aus dem Lager und legt das fertige Erzeugnis ein.

Reicht der Bestand eines Bestandteils nicht, weist Karl-ERP Sie vorher darauf hin.

#Geräte und Inventar

Unter Lager → Geräte / Inventar führen Sie einzelne Geräte mit Seriennummer – anders als bei den Artikeln, wo nur Stückzahlen gezählt werden. Jedes Gerät bekommt eine fortlaufende Inventarnummer und kann mit Typ, Hersteller, Modell, Kunde beziehungsweise Einsatzort, Standort, Anschaffungsdatum und Anschaffungswert geführt werden.

Suchen und finden: Das Suchfeld durchsucht Inventarnummer, Seriennummer, Bezeichnung, Hersteller, Modell und Standort. Zusätzlich können Sie nach Typ, Status und Kunde filtern. Die Trefferliste lässt sich als CSV herunterladen, etwa für eine Inventur oder die Versicherung.

Viele Geräte auf einmal übernehmen Sie über Geräte einlesen: Sie laden eine CSV-Liste hoch und sehen zuerst eine Vorschau – dort steht Zeile für Zeile, was neu ist und was schon im System existiert. Erst wenn Sie bestätigen, werden die Geräte angelegt. Ein zweiter Durchlauf derselben Liste legt nichts doppelt an.

Beleg dazu: Direkt nach der Übernahme können Sie die passende Eingangsrechnung erzeugen lassen. Wurde der Kaufpreis bereits verrechnet oder bezahlt, haken Sie „bereits beglichen" an – dann gilt der Beleg sofort als bezahlt und taucht nicht im Mahnwesen auf. Alle übernommenen Geräte hängen danach an diesem Beleg und sind später darüber auffindbar.

#Kontakte und Chancen (CRM)

Im Bereich CRM pflegen Sie Ansprechpartner und verfolgen Verkaufschancen.

• Kontakte: Ansprechpartner zu Ihren Kunden.
• Chancen: mögliche Geschäfte mit einem geschätzten Wert und einem Status von der ersten Idee bis zum Abschluss.
• Aktivitäten: Notizen, Anrufe, Termine und Aufgaben.

So behalten Sie Ihre Verkaufsvorgänge im Blick.

#Auswertungen

Im Bereich Auswertungen sehen Sie, wie Ihr Geschäft läuft. Sie erkennen Ihre Umsätze nach Zeitraum, Kunden und Artikeln, welche Rechnungen noch offen sind und wie es um Ihr Lager steht. So behalten Sie stets den Überblick.

#Für die Buchhaltung

Unter Finanzen → Buchungen, DATEV & Steuerbüro sehen Sie alle Buchungen eines Zeitraums und können sie in einem Format übergeben, das Ihre Buchhaltung lesen kann.

Die Liste lässt sich durchsuchen (Belegnummer, Konto, Betrag), nach Einnahmen oder Ausgaben filtern und nach Jahr und Monat blättern – je Monat sehen Sie Anzahl, noch nicht exportierte Sätze und die Summen. Angezeigt werden 15 Buchungen je Seite. Die Summen unter der Tabelle gelten immer für den ganzen gewählten Zeitraum, nicht nur für die angezeigte Seite, und der DATEV-Export umfasst ebenfalls den vollständigen Zeitraum.

Bitte beachten Sie: Dieser Export ist eine Vorarbeit und ersetzt keine Buchführung. Die verbindliche Buchhaltung erfolgt weiterhin bei Ihrer Steuerberatung. Prüfen Sie die Daten vor der Übergabe.

#Steuerbüro-Paket (wöchentlich automatisch)

Wichtig vor dem ersten Versand: Tragen Sie unter Finanzen → Buchungen, DATEV & Steuerbüro die Beraternummer Ihrer Kanzlei und Ihre Mandantennummer ein. Fehlen sie, kann das Steuerbüro die Daten nicht einlesen – DATEV weist den Stapel ab. Beide Nummern nennt Ihnen Ihre Kanzlei. Führen Sie mehrere Gesellschaften, legen Sie für jede einen eigenen Mandanten an; jeder bekommt seine eigene Mandantennummer, damit Einnahmen und Ausgaben je Gesellschaft getrennt bleiben.

Karl-ERP kann Ihrem Steuerbüro jede Woche von selbst alles Nötige schicken. Sie finden das unter Finanzen → Buchungen, DATEV & Steuerbüro, im unteren Teil der Seite.

Was verschickt wird: ein Paket mit dem DATEV-Buchungsstapel Ihrer neuen Buchungen, dazu Einnahmen und Ausgaben als übersichtliche Listen zum Nachschauen und die Liste Ihrer laufenden Verträge. Erstreckt sich das Paket über mehrere Jahre, entsteht für jedes Jahr ein eigener Buchungsstapel – DATEV nimmt jahresübergreifende Stapel nicht an.

Die Belege kommen mit: Ausgangsrechnungen und Gutschriften als PDF, hochgeladene Rechnungen, Verträge und Kontoauszüge, soweit vorhanden. Jede Datei wird genau einmal mitgeschickt – was schon draußen war, kommt nicht erneut. Im LIESMICH des Pakets steht, was beiliegt. Enthalten sind immer nur Buchungen, die noch in keinem früheren Paket waren – so geht nichts doppelt raus, und ein Beleg, den Sie erst später erfasst haben, kommt trotzdem noch mit.

Was Sie einstellen: die E-Mail-Adressen Ihres Steuerbüros (mehrere durch Komma getrennt), den Wochentag und die Uhrzeit sowie, wie lange der Download gültig bleiben soll. Prüfen Sie die Adressen bitte sorgfältig – das Paket enthält Ihre vollständigen Buchungsdaten.

Wie es beim Steuerbüro ankommt: Die Mail enthält keinen Anhang, sondern einen Link zum Herunterladen. Das ist bewusst so: Ihre Buchhaltung liegt damit nicht dauerhaft in einem fremden Postfach. Der Link läuft nach der eingestellten Frist ab, danach wird die Datei gelöscht. Jeder Abruf wird mitgezählt, Sie sehen in der Liste also, ob und wann das Paket abgeholt wurde.

Sofort testen: Mit Jetzt erzeugen & senden stellen Sie jederzeit ein Paket zusammen und schicken es sofort los – gut, um den Ablauf einmal auszuprobieren.

Gibt es in einer Woche keine neuen Buchungen, wird auch nichts verschickt; Ihr Steuerbüro bekommt also keine leeren Mails.

Bitte beachten Sie auch hier: Der DATEV-Export ist eine Vorarbeit und ersetzt keine Buchführung. Die verbindliche Verbuchung erfolgt in Ihrem Steuerbüro.

#Was ist die Firma wert?

Unter Auswertungen → Unternehmenswert rechnet Karl-ERP aus Ihren eigenen Daten eine Orientierung, was das Unternehmen wert sein könnte. Vier gängige Verfahren stehen nebeneinander: Ertragswert, wiederkehrender Umsatz aus Verträgen, Umsatz-Multiple und Substanzwert. Oben sehen Sie die Spanne zwischen dem niedrigsten und dem höchsten dieser Werte – eine einzelne Zahl wäre hier vorgetäuschte Genauigkeit, weil die Verfahren Unterschiedliches messen. Die Faktoren können Sie an Ihre Branche anpassen.

Bitte beachten Sie: Das ersetzt keine Unternehmensbewertung. Für Verkauf, Anteilsübertragung oder Bankgespräche brauchen Sie eine Bewertung von Ihrem Steuerbüro oder einem Gutachter.

Damit die Zahl etwas taugt, ordnen Sie Ihre Bankumsätze ein. Im Banking hat jeder Umsatz ein Auswahlfeld: betrieblich, privat / Entnahme oder Einmaleffekt. Private Zahlungen und einmalige Vorgänge – etwa der Kauf von Geschäftsanteilen – bleiben bei der Wertermittlung außen vor. Solange Umsätze nicht eingeordnet sind, zählen sie als betrieblich, und die Seite sagt Ihnen das auch.

Eine Ampel zeigt, wie belastbar die Zahl ist: Sie berücksichtigt, wie weit Ihre Daten zurückreichen, wie viele Umsätze noch nicht eingeordnet sind und ob die Kosten aus gebuchten Rechnungen oder nur aus Kontobewegungen stammen.

#Kundenportal für Ihre Kunden

Ihre Kunden können sich unter der Adresse Ihres Karl-ERP mit dem Zusatz /portal selbst anmelden. Dort sehen sie ihre Rechnungen und laden sie erneut als PDF herunter, erteilen oder widerrufen das SEPA-Lastschriftmandat und pflegen ihre Firmendaten. Mitarbeiterzugänge und Kundenzugänge sind vollständig getrennt – ein Kunde sieht ausschließlich seine eigenen Belege.

Zugang einladen: Unter CRM → Kundenportal wählen Sie den Kunden, tragen die E-Mail-Adresse ein und laden ein. Karl-ERP erzeugt einen Einladungslink (14 Tage gültig) und verschickt ihn auf Wunsch gleich per E-Mail. Der Kunde legt darüber sein Kennwort fest und verbindet eine Authenticator-App – diese Zwei-Faktor-Anmeldung ist Pflicht. Zum Schluss bekommt er acht Wiederherstellungscodes für den Fall, dass das Handy einmal nicht greifbar ist.

Was Sie freigeben: Sie entscheiden je Mandant, ob Kunden das Lastschriftmandat ändern und ob sie ihre Firmendaten bearbeiten dürfen. Beides lässt sich einzeln abschalten; die Kunden sehen ihre Daten dann nur noch. Ein Begrüßungstext auf der Startseite des Portals ist optional.

Wenn etwas ist: In der Zugangsliste sperren Sie einen Zugang vorübergehend, setzen ihn zurück (bei verlorenem Handy – Kennwort und Zwei-Faktor werden gelöscht, der Kunde richtet beides neu ein) oder löschen ihn ganz. Sie sehen dort auch, wann sich jemand zuletzt angemeldet hat.

Zu viele Fehlversuche beim Anmelden bremst das Portal automatisch aus; jede Änderung am Mandat oder an den Firmendaten wird protokolliert.

#Mein Profil

Oben finden Sie Ihr Profil. Hier ändern Sie Ihren Anzeigenamen, Ihre E-Mail-Adresse und Ihr Passwort.

• Verwenden Sie ein starkes Passwort nur für Karl-ERP und geben Sie es niemals weiter.
• Melden Sie sich an gemeinsam genutzten Geräten nach der Arbeit wieder ab.

#Hilfe bekommen

Kommen Sie einmal nicht weiter, hilft Ihnen der Support-Bereich weiter. Sie können sich auch an Ihre zuständige Ansprechperson wenden. Wir unterstützen Sie gerne.