🎟️ Karl-Event – Handbuch

Karl-Event hilft Ihnen, Veranstaltungen zu planen, Tickets zu verkaufen und Ihre Gäste am Eingang zu begrüßen. In diesem Handbuch zeigen wir Ihnen Schritt für Schritt, wie Sie die Anwendung bedienen.

#Anmelden

1. Öffnen Sie Karl-Event in Ihrem Browser.
2. Geben Sie Ihre E-Mail-Adresse und Ihr Passwort ein.
3. Klicken Sie auf Anmelden.

Danach sehen Sie die Startseite mit Ihren Veranstaltungen.

Bitte melden Sie sich immer nur in einem Fenster an. Wenn Sie sich an einem anderen Gerät neu anmelden, wird die vorherige Sitzung beendet. Schließen Sie den Tab, werden Sie aus Sicherheitsgründen automatisch abgemeldet.

#Überblick

Nach dem Anmelden sehen Sie eine Übersicht Ihrer Veranstaltungen. Von hier aus erreichen Sie alle wichtigen Bereiche.

• Links finden Sie das Menü mit Ihren Veranstaltungen, Bestellungen und Einstellungen.
• In der Übersicht sehen Sie auf einen Blick, wie viele Tickets verkauft wurden und wie hoch Ihr Umsatz ist.
• Oben rechts können Sie sich abmelden.
• ◐ Mit dem Halbmond-Symbol wechseln Sie zwischen hellem und dunklem Design.

#Veranstaltung anlegen

So erstellen Sie eine neue Veranstaltung:

1. Klicken Sie auf Neue Veranstaltung.
2. Geben Sie einen Titel ein.
3. Wählen Sie eine Art aus, zum Beispiel Konzert, Theater oder Festival.
4. Schreiben Sie eine kurze Beschreibung.
5. Laden Sie bei Bedarf ein Bild hoch.
6. Speichern Sie Ihre Eingaben.

Danach legen Sie eine oder mehrere Vorstellungen an. Eine Vorstellung ist ein einzelner Termin:

1. Öffnen Sie Ihre Veranstaltung.
2. Klicken Sie auf Neue Vorstellung.
3. Wählen Sie Datum und Uhrzeit.
4. Wählen Sie, ob es feste Sitzplätze oder freie Platzwahl gibt.
5. Speichern Sie.

Wenn Ihre Veranstaltung fertig ist, stellen Sie sie auf öffentlich. Erst dann können Gäste Tickets kaufen.

#Eigene Fragen an den Käufer

Manchmal möchten Sie beim Kauf zusätzliche Angaben abfragen, zum Beispiel eine Telefonnummer oder einen Hinweis für den Einlass.

1. Öffnen Sie Ihre Veranstaltung.
2. Legen Sie ein neues Feld an und geben Sie ihm eine Beschriftung.
3. Wählen Sie die Art des Feldes, zum Beispiel Text, Auswahl oder Ja/Nein.
4. Bestimmen Sie, ob die Angabe Pflicht ist.
5. Legen Sie fest, ob die Frage einmal je Bestellung oder je Ticket gestellt wird.

Diese Angaben erscheinen dann automatisch im Bestellvorgang.

#Tickets und Preise

Legen Sie fest, welche Tickets es geben soll:

1. Öffnen Sie Ihre Vorstellung.
2. Erstellen Sie eine Ticket-Kategorie, zum Beispiel „Erwachsene" oder „Kinder".
3. Geben Sie einen Preis ein.
4. Legen Sie fest, wie viele Tickets es von dieser Kategorie geben soll und wie viele eine Person höchstens auf einmal kaufen darf.

Gäste kaufen Tickets über den Online-Verkauf. Sie können Tickets aber auch selbst vor Ort verkaufen.

Nach dem Kauf bekommt der Gast ein Ticket mit einem QR-Code – meist als PDF per E-Mail. Ein Ticket kann auf einen Namen ausgestellt werden. Der Gast kann den Namen später über einen persönlichen Link selbst ändern.

Alle Käufe sehen Sie im Bereich Bestellungen. Dort können Sie einen Kauf auch erstatten, falls ein Gast nicht kommen kann.

#Rabatt-Codes

Sie können Aktionscodes anbieten, mit denen Gäste günstiger kaufen.

1. Gehen Sie zu Promo-Codes.
2. Legen Sie einen Code an, zum Beispiel „FRUEHBUCHER".
3. Wählen Sie einen Rabatt als Prozentwert oder als festen Betrag.
4. Legen Sie bei Bedarf fest, wie oft und bis wann der Code gilt.

Gäste geben den Code beim Kauf ein und der Rabatt wird sofort abgezogen.

#Zahlungsarten einrichten

Unter Einstellungen legen Sie fest, wie Ihre Gäste bezahlen können:

• Barzahlung an Ihrer Kasse vor Ort.
• Vorkasse / Überweisung – hinterlegen Sie dazu einen Hinweistext mit Ihrer Bankverbindung.
• Online-Bezahlung per Karte oder digitalen Bezahldiensten – dazu tragen Sie Ihre Zugangsdaten ein, die Sie von Ihrem Zahlungsanbieter erhalten.

Auf der Übersichtsseite sehen Sie mit farbigen Hinweisen, welche Zahlungsart gerade aktiv ist. Dort finden Sie auch, ob der E-Mail-Versand eingeschaltet ist.

#Saalplan und Plätze

Wenn Ihre Gäste feste Sitzplätze bekommen, nutzen Sie einen Saalplan.

1. Gehen Sie zu Saalpläne und legen Sie eine Vorlage an.
2. Mit dem Block-Generator erstellen Sie bequem Blöcke, Reihen und einzelne Plätze.
3. Öffnen Sie Ihre Vorstellung und wählen Sie feste Sitzplätze.
4. Weisen Sie den passenden Saalplan zu.
5. Klicken Sie auf Plätze erzeugen. Nun gehören die Plätze zu dieser Vorstellung.
6. Ordnen Sie jedem Platz eine Ticket-Kategorie und einen Preis zu.

Bei freier Platzwahl brauchen Sie keinen Saalplan. Hier bestimmt einfach die Anzahl der Tickets, wie viele Gäste kommen können.

Hinweis: Sobald für eine Vorstellung Plätze verkauft sind, lässt sich der Saalplan nicht mehr neu erzeugen. So gehen keine verkauften Plätze verloren.

#Verkauf an der Kasse

Sie können Tickets auch selbst vor Ort verkaufen.

1. Öffnen Sie den Bereich Kasse.
2. Wählen Sie die Vorstellung.
3. Geben Sie die gewünschte Anzahl je Kategorie ein.
4. Wählen Sie Barzahlung oder Vorkasse.
5. Schließen Sie den Verkauf ab und drucken Sie die Tickets bei Bedarf direkt aus.

Bei festen Sitzplätzen sucht das System automatisch freie Plätze der gewählten Kategorie aus.

#Freikarten und Gästeliste

Für Presse, Helfer oder Ehrengäste können Sie kostenlose Tickets ausstellen.

1. Öffnen Sie die Vorstellung.
2. Gehen Sie zum Bereich Gäste.
3. Tragen Sie Namen und Anzahl ein.
4. Speichern Sie. Es werden gültige Tickets mit QR-Code erstellt, genau wie bei einem Kauf.

#Einlass und Check-in

Am Veranstaltungstag prüfen Sie die Tickets am Eingang:

1. Öffnen Sie den Bereich Einlass / Scan.
2. Wählen Sie die Vorstellung.
3. Erlauben Sie den Zugriff auf die Kamera.
4. Halten Sie den QR-Code des Gastes vor die Kamera.
5. Das System zeigt sofort, ob das Ticket gültig ist.

Können Sie einen Code nicht scannen, geben Sie ihn einfach von Hand ein.

Ein Ticket kann nur einmal verwendet werden. Wird derselbe QR-Code ein zweites Mal gescannt, warnt Sie das System. So ist ein doppelter Einlass ausgeschlossen. Sie sehen außerdem live, wie viele Gäste bereits da sind.

#Bestellungen, Storno und Erstattung

Im Bereich Bestellungen sehen Sie alle Käufe.

• Öffnen Sie eine Bestellung, um Details zu sehen.
• Bei Vorkasse können Sie den Zahlungseingang bestätigen. Danach werden die Tickets freigegeben.
• Sie können eine Bestellung stornieren oder einen Betrag erstatten, wenn ein Gast nicht kommen kann. Bei Online-Zahlungen geschieht die Erstattung automatisch, bei Bar- oder Vorkasse vermerken Sie sie und zahlen selbst aus.
• Mit CSV-Export laden Sie eine Liste aller Bestellungen für Ihre Unterlagen herunter.

#Support anfragen

Wenn eine Verbindung zum Support-Bereich eingerichtet ist, sehen Sie im Menü den Punkt Support/Tickets. Ein Klick bringt Sie ohne erneute Anmeldung direkt zu Ihren Support-Anfragen.

#Hilfe bekommen

Wenn Sie nicht weiterkommen, wenden Sie sich an die verantwortliche Person in Ihrem Team oder an Ihren Ansprechpartner für Karl-Event. Dort erhalten Sie schnell Unterstützung.