Karl-Kasse – Handbuch

Karl-Kasse ist ein einfaches Kassenbuch für Ihre Einnahmen und Ausgaben. Sie buchen Ihr Geld ein und aus, ordnen es Kategorien zu und behalten so ganz leicht den Überblick. Ihre Zahlen bleiben dabei privat und sind nur für Sie lesbar.

#Anmelden

1. Öffnen Sie Karl-Kasse in Ihrem Browser. In der Regel gelangen Sie über das zentrale Portal hierher.
2. Melden Sie sich mit Ihrer E-Mail und Ihrem Passwort an.
3. Sie sind angemeldet und sehen Ihre Startseite.

Bitte merken Sie sich Ihr Passwort gut. Ihre Finanzdaten sind besonders geschützt und nur mit Ihrem Passwort lesbar.

#Finanzen entsperren

Damit niemand außer Ihnen Ihre Zahlen sehen kann, sind Ihre Finanzdaten zusätzlich verschlüsselt. Nach dem Anmelden werden Sie einmalig gebeten, Ihr Passwort zu bestätigen, um Ihre Finanzen für diese Sitzung zu entsperren.

1. Geben Sie Ihr Passwort ein.
2. Klicken Sie auf Entsperren.
3. Danach sehen Sie Ihre Buchungen.

Solange die Finanzen gesperrt sind, erscheint oben ein Hinweis „🔒 gesperrt". Ein Klick darauf führt Sie zum Entsperren.

#Ihr Sicherheitscode

Wenn Sie Karl-Kasse zum ersten Mal einrichten, erhalten Sie einen Recovery-Code (Sicherheitscode). Bitte notieren Sie ihn sofort und bewahren Sie ihn sicher auf, zum Beispiel ausgedruckt.

• Dieser Code wird nur ein einziges Mal angezeigt.
• Nur mit ihm können Sie Ihre Finanzen wieder öffnen, falls Sie Ihr Passwort einmal vergessen.
• Niemand sonst kann Ihnen dabei helfen – auch nicht die Betreiber.

Einen neuen Code können Sie später jederzeit in Ihrem Profil erzeugen. Der alte wird dann ungültig.

#Überblick

Nach dem Entsperren sehen Sie Ihre Startseite. Hier finden Sie auf einen Blick:

• Ihren aktuellen Saldo (also wie viel Geld übrig ist),
• Ihre Einnahmen und Ausgaben für den laufenden Monat,
• Ihre letzten Buchungen.

◐ Sie können zwischen heller und dunkler Ansicht wechseln. Wählen Sie einfach die Darstellung, die für Ihre Augen angenehmer ist.

#Einnahme buchen

1. Klicken Sie auf Neue Buchung.
2. Wählen Sie Einnahme.
3. Geben Sie das Datum und den Betrag ein.
4. Wählen Sie eine Kategorie (zum Beispiel Gehalt oder Miete).
5. Schreiben Sie bei Bedarf eine kurze Notiz und einen Zahler.
6. Klicken Sie auf Buchen.

#Ausgabe buchen

1. Klicken Sie auf Neue Buchung.
2. Wählen Sie Ausgabe.
3. Geben Sie das Datum und den Betrag ein.
4. Wählen Sie eine Kategorie (zum Beispiel Lebensmittel oder Strom).
5. Schreiben Sie bei Bedarf eine kurze Notiz und einen Empfänger.
6. Klicken Sie auf Buchen.

#Belege anhängen

Zu jeder Buchung können Sie einen Beleg anhängen, zum Beispiel ein Foto oder eine PDF-Rechnung.

1. Wählen Sie beim Erfassen oder Bearbeiten einer Buchung unter Beleg eine Datei aus (PDF, JPG, PNG oder WEBP, bis 8 MB).
2. Speichern Sie die Buchung.
3. In der Liste erscheint neben der Buchung ein Büroklammer-Symbol 📎. Ein Klick darauf öffnet den Beleg.

Ihre Belege werden verschlüsselt und geschützt gespeichert.

#Kategorien

Mit Kategorien ordnen Sie Ihre Buchungen. So sehen Sie später leicht, wofür Sie Geld ausgeben oder woher es kommt.

1. Öffnen Sie den Bereich Kategorien.
2. Klicken Sie auf Vorlagen importieren, um passende Kategorien auf einen Schlag anzulegen – oder
3. legen Sie mit Hinzufügen eine eigene Kategorie an (Art und Name wählen).

Sie können Kategorien jederzeit ergänzen oder entfernen. Der Bereich Kategorien steht dem Mandanten-Administrator zur Verfügung.

#Kassenbuch ansehen und drucken

1. Öffnen Sie den Bereich Kassenbuch.
2. Sie sehen alle Buchungen in einer Liste, mit laufendem Saldo.
3. Filtern Sie oben nach Monat und – bei Vermietung – nach Bereich.
4. Zum Bearbeiten klicken Sie auf das Stift-Symbol, zum Löschen auf den Papierkorb.

#Auswertung

Im Bereich Auswertung sehen Sie Ihre Einnahmen und Ausgaben zusammengefasst – pro Monat und pro Jahr, sowie nach Kategorie. So erkennen Sie schnell, wie sich Ihr Geld entwickelt. Über die Jahres-Auswahl oben wechseln Sie das Jahr.

#Export

Im Bereich Export speichern Sie Ihr Kassenbuch für sich selbst.

1. Wählen Sie das Jahr (oder „Alle Jahre").
2. Klicken Sie auf CSV herunterladen (für Tabellenprogramme) oder auf PDF-Ansicht.
3. In der PDF-Ansicht wählen Sie Drucken und dort „Als PDF speichern".

#Vermietung

Wenn Sie auch eine Vermietung verwalten, erscheint zusätzlich der Bereich Vermietung. Dort legen Sie Objekte, Einheiten und Mieter an und sehen für jedes Objekt eine einfache Jahresübersicht. Beim Buchen können Sie eine Ausgabe oder Einnahme direkt einem Objekt zuordnen.

Karl-Kasse ist ein einfaches Kassenbuch- und Übersichts-Tool – keine Buchhaltung und keine Steuerberatung.

#Benutzer (für Administratoren)

Sind Sie Mandanten-Administrator, können Sie unter Benutzer weitere Mitglieder hinzufügen, zum Beispiel Familienmitglieder.

1. Öffnen Sie Benutzer.
2. Tragen Sie Name, E-Mail und ein Start-Passwort ein und klicken Sie auf Anlegen.
3. Übermitteln Sie dem neuen Mitglied das Start-Passwort sicher. Es kann sich damit anmelden und die Finanzen entsperren.

Bestehende Mitglieder können Sie deaktivieren, wieder aktivieren, löschen oder ihr Passwort zurücksetzen.

#Mein Profil

In Ihrem Profil ändern Sie Ihr Passwort. Beim Ändern wird Ihr Finanzschlüssel automatisch neu geschützt – entsperren Sie dazu vorher Ihre Finanzen.

Als Administrator können Sie hier außerdem einen neuen Sicherheitscode (Recovery-Code) erzeugen.

#Passwort vergessen

• Mitglieder wenden sich an ihren Mandanten-Administrator, der das Passwort zurücksetzen kann.
• Administratoren öffnen die Seite Mit Recovery-Code entsperren, geben E-Mail, Sicherheitscode und ein neues Passwort ein und setzen so den Zugang neu.

#Hilfe und Support

Wenn etwas nicht klappt, prüfen Sie zuerst, ob Sie richtig angemeldet und Ihre Finanzen entsperrt sind.

Im Bereich Support können Sie eine Anfrage stellen. Bitte nennen Sie darin keine Beträge, Buchungen oder Belege – die Unterstützung erfolgt bewusst ohne Einblick in Ihre Finanzen.

Als Administrator können Sie dem Support bei Bedarf für zwei Stunden einen erweiterten Blick auf Einstellungen und Struktur freigeben. Ihre Finanzdaten bleiben auch dann geschützt und unsichtbar.