Karl-Kirche – Handbuch

Willkommen bei Karl-Kirche. Mit dieser App verwalten Sie Ihre Gemeinde ganz einfach: Mitglieder, Termine, Räume, Amtshandlungen, Gremien und mehr. Dieses Handbuch erklärt Ihnen Schritt für Schritt, wie Sie die App im Alltag nutzen.

#Anmelden

1. Öffnen Sie Karl-Kirche in Ihrem Browser.
2. Melden Sie sich mit Ihren Zugangsdaten an. In der Regel werden Sie dazu automatisch zur zentralen Anmeldung weitergeleitet.
3. Nach der Anmeldung sehen Sie Ihre Startseite.

Hinweis: Aus Sicherheitsgründen sind Sie immer nur an einem Ort gleichzeitig angemeldet. Wenn Sie sich woanders neu anmelden, wird die vorherige Sitzung beendet. Schließen Sie den Browser-Tab, werden Sie automatisch abgemeldet.

#Überblick

Nach dem Anmelden sehen Sie den Überblick. Über die Leiste am linken Rand erreichen Sie alle Bereiche Ihrer Gemeinde.

◐ Oben rechts können Sie zwischen hellem und dunklem Modus umschalten. Wählen Sie einfach, was für Sie angenehmer ist.

#Mitglieder und Gemeinde

Im Bereich Personen pflegen Sie die Menschen Ihrer Gemeinde.

1. Öffnen Sie Personen.
2. Klicken Sie auf Neue Person.
3. Tragen Sie Name, Kontaktdaten und weitere Angaben ein.
4. Speichern Sie.

Sie können Personen zu Familien zusammenfassen, damit ganze Haushalte übersichtlich beieinander stehen.

Verlässt jemand die Gemeinde und möchte, dass seine Daten nicht mehr gespeichert werden, können Sie die Angaben zu dieser Person anonymisieren. Die Person verschwindet dann aus den Auswahllisten.

#Termine und Veranstaltungen

Im Kalender planen Sie alle Termine Ihrer Gemeinde.

1. Öffnen Sie den Kalender.
2. Klicken Sie auf Neuer Termin.
3. Tragen Sie Titel, Datum und Uhrzeit ein.
4. Legen Sie fest, ob der Termin öffentlich oder intern ist.
5. Speichern Sie.

#Räume und Buchungen

Im Bereich Räume & Buchungen verwalten Sie Ihre Räume und Gegenstände.

1. Öffnen Sie Räume & Buchungen.
2. Legen Sie Ihre Räume an (zum Beispiel Gemeindesaal, Sitzungszimmer).
3. Weisen Sie einem Termin einen Raum zu.

Die App weist Sie darauf hin, wenn ein Raum zur gewünschten Zeit bereits belegt ist. So vermeiden Sie Doppelbelegungen.

#Gruppen und Dienste

Sie können festlegen, wer bei einem Termin welche Aufgabe übernimmt.

1. Öffnen Sie den gewünschten Termin.
2. Weisen Sie den Beteiligten ihre Dienste zu.
3. Die Beteiligten können zu- oder absagen.

So ist immer klar, wer sich um was kümmert.

#Amtshandlungen

Taufe, Trauung, Beerdigung und weitere Anlässe verwalten Sie unter Amtshandlungen.

1. Öffnen Sie Amtshandlungen.
2. Legen Sie einen neuen Vorgang an.
3. Nutzen Sie die vorbereiteten Checklisten, damit Sie nichts vergessen.
4. Tragen Sie die Beteiligten ein.

Die App erinnert Sie an anstehende Aufgaben und an Jahrestage wie Tauf- oder Hochzeitstage.

#Gremien und Sitzungen

Im Bereich Gremien & Sitzungen organisieren Sie Ihre Leitungs- und Beschlussgremien – von der Einladung bis zum fertigen Protokoll.

Ein Gremium anlegen

1. Öffnen Sie Gremien & Sitzungen.
2. Legen Sie ein neues Gremium an und geben Sie ihm einen Namen.
3. Fügen Sie die Mitglieder hinzu und legen Sie fest, wer stimmberechtigt ist.

Eine Sitzung vorbereiten

1. Legen Sie eine neue Sitzung mit Datum, Uhrzeit und Ort an.
2. Stellen Sie die Tagesordnung mit den einzelnen Punkten zusammen.
3. Laden Sie die Mitglieder ein. Jedes Mitglied erhält per E-Mail einen persönlichen Zugangslink und einen persönlichen Code.

Die Sitzung durchführen

1. Eröffnen Sie die Sitzung. Die App zeigt Ihnen, ob genügend stimmberechtigte Mitglieder anwesend sind.
2. Stellen Sie Anträge zur Abstimmung. Sie können offen, namentlich oder geheim abstimmen lassen.
3. Die App zählt die Stimmen und ermittelt das Ergebnis automatisch.
4. Zum Schluss erstellt die App eine Niederschrift, die Sie noch anpassen können. Diese versenden Sie an die Mitglieder und weitere wichtige Stellen.

So nehmen Ihre Mitglieder teil

Ihre Mitglieder brauchen kein eigenes Konto. Sie öffnen einfach den persönlichen Link aus der Einladung und geben ihren persönlichen Code ein. Danach können sie:

• ihre Teilnahme zu- oder absagen,
• während der Sitzung über Anträge abstimmen.

Bei einer geheimen Abstimmung wird die Stimme anonym gezählt – niemand kann nachvollziehen, wer wie gestimmt hat.

#Intentionen

Ist dieser Bereich für Ihre Gemeinde freigeschaltet, verwalten Sie unter Intentionen Ihre Mess- und Gebetsanliegen.

1. Öffnen Sie Intentionen.
2. Legen Sie ein neues Anliegen an.
3. Tragen Sie bei Bedarf den gewünschten Termin und weitere Angaben ein.

#Newsletter

Sie möchten Ihre Gemeinde per E-Mail informieren? Das geht im Bereich Newsletter.

1. Öffnen Sie Newsletter.
2. Schreiben Sie Ihre Nachricht.
3. Wählen Sie die Empfängerliste.
4. Versenden Sie den Newsletter.

Der Versand läuft im Hintergrund. Bei großen Verteilern werden die Nachrichten nach und nach zugestellt.

#Prävention

Unter Prävention halten Sie Nachweise fest, zum Beispiel Führungszeugnisse oder Schulungen.

1. Öffnen Sie Prävention.
2. Legen Sie einen neuen Nachweis an und ordnen Sie ihn einer Person zu.
3. Tragen Sie ein, bis wann der Nachweis gültig ist.

Die App erinnert Sie rechtzeitig, bevor ein Nachweis abläuft.

#Einstellungen

Als Administrator Ihrer Gemeinde legen Sie unter Einstellungen die Grunddaten fest.

1. Öffnen Sie Einstellungen.
2. Tragen Sie zum Beispiel den Namen und die Anschrift Ihrer Gemeinde ein.
3. Hinterlegen Sie die Angaben für den E-Mail-Versand.
4. Schalten Sie einzelne Bereiche für Ihre Gemeinde frei oder aus.

#Mein Profil

Unter Mein Profil ändern Sie Ihre persönlichen Angaben und Ihr Passwort.

1. Klicken Sie oben auf Ihren Namen.
2. Wählen Sie Mein Profil.
3. Ändern Sie Ihre Angaben und speichern Sie.

#Hilfe bekommen

Sie kommen einmal nicht weiter? Kein Problem.

• Prüfen Sie noch einmal die Schritte in diesem Handbuch.
• Wenden Sie sich an die für Sie zuständige Ansprechperson in Ihrer Gemeinde.

Wir helfen Ihnen gern weiter.