📚 Karl-Doku
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Karl-Kita

Kita- und Elternverwaltung für Einrichtungen
App öffnen ↗

Karl-Kita – Handbuch

Willkommen! Diese Anleitung zeigt Ihnen Schritt für Schritt, wie Sie die App bedienen. Alles ist einfach erklärt. Sie brauchen kein Vorwissen. Die App ist für Eltern und Angehörige genauso gedacht wie für das Kita-Team und die Leitung.

#Anmelden

  1. Öffnen Sie die App.
  2. Geben Sie Ihre E-Mail-Adresse ein.
  3. Geben Sie Ihr Passwort ein.
  4. Klicken Sie auf „Anmelden".

Wenn Sie neu sind, haben Sie einen Zugangs-Code von der Kita erhalten. Damit registrieren Sie sich einmalig (siehe unten). Danach ist Ihr Zugang bereit, sobald die Kita ihn freigegeben hat.

#Neuen Zugang anlegen

Haben Sie noch kein Konto? Dann klicken Sie auf „Jetzt registrieren".

  1. Wählen Sie aus, wer Sie sind (zum Beispiel Eltern oder Ehrenamt).
  2. Geben Sie Ihren Zugangs-Code ein. Eltern und Angehörige erhalten einen Familien-Code von der Kita-Leitung. Ehrenamtliche erhalten einen Kita-Code.
  3. Tragen Sie Ihren Namen, Ihre E-Mail und ein Passwort ein.
  4. Klicken Sie auf „Registrieren".

Ihr Zugang wird von der Kita geprüft und freigegeben. Danach können Sie sich anmelden.

Wichtig für Mitarbeitende: Leitung und Personal können sich nicht selbst registrieren. Diese Zugänge legt die Verwaltung zentral in Karl-SSO an – siehe „Team-Mitglieder anlegen (über Karl-SSO)".

#Überblick

Nach dem Anmelden sehen Sie die Startseite. Oben ist die Kopfleiste. Links (am Handy oben) finden Sie das Menü mit allen Bereichen. Kleine Kacheln zeigen Ihnen auf einen Blick, was neu ist – zum Beispiel neue Nachrichten oder anstehende Termine.

◐ Mit dem Knopf in der Kopfleiste wechseln Sie zwischen hellem und dunklem Bild. Wählen Sie, was für Ihre Augen angenehm ist.

Welche Bereiche Sie sehen, hängt davon ab, ob Sie Elternteil, Mitarbeiterin, Mitarbeiter oder Leitung sind.

#Die App auf dem Handy installieren

Sie können die App wie eine echte App auf Ihrem Handy speichern:

  1. Öffnen Sie die App im Browser Ihres Handys.
  2. Wählen Sie im Browser-Menü „Zum Startbildschirm hinzufügen".
  3. Ab sofort öffnen Sie die App mit einem eigenen Symbol – ganz ohne Adresse einzutippen.

#Benachrichtigungen einschalten

Sie können sich informieren lassen, sobald es etwas Neues gibt – zum Beispiel eine neue Nachricht, einen neuen Aushang oder einen neuen Termin. Die Mitteilung erscheint direkt auf Ihrem Gerät, auch wenn die App gerade geschlossen ist.

  1. Klicken Sie oben rechts auf Ihren Namen, um „Mein Profil" zu öffnen.
  2. Klicken Sie unter „Benachrichtigungen" auf „🔔 Push aktivieren".
  3. Erlauben Sie die Benachrichtigungen, wenn Ihr Gerät danach fragt.

Die Aktivierung gilt für das Gerät, auf dem Sie sie einschalten. Auf dem iPhone oder iPad speichern Sie die App zuerst über „Zum Startbildschirm hinzufügen". Sie können die Benachrichtigungen jederzeit wieder ausschalten.

#Für Eltern und Angehörige

Kinder ansehen

Unter „Kinder" sehen Sie die Kinder Ihrer Familie.

  • Sie sehen die Gruppe jedes Kindes.
  • Sie legen fest, ob Fotos Ihres Kindes gezeigt werden dürfen (Foto-Einwilligung). Sie können diese Erlaubnis jederzeit erteilen oder widerrufen.

Die Kinder werden von der Kita-Leitung angelegt. Fehlt ein Kind, wenden Sie sich bitte an die Leitung.

Krankmeldung und Abwesenheit

So melden Sie Ihr Kind ab, wenn es krank ist oder fehlt:

  1. Öffnen Sie „Abwesenheit".
  2. Wählen Sie Ihr Kind aus.
  3. Wählen Sie den Grund (zum Beispiel krank) und den Tag oder die Tage.
  4. Klicken Sie auf „Abmelden".

Die Kita sieht Ihre Meldung sofort in der Tagesliste. In „Meine Meldungen" können Sie eine Meldung auch wieder zurückziehen.

Fotos ansehen

In der Galerie sehen Sie Fotos aus dem Kita-Alltag. Gezeigt werden nur Kinder, für die eine Foto-Einwilligung vorliegt.

#Für das Team

Urlaub beantragen

  1. Öffnen Sie „Urlaub".
  2. Wählen Sie den Zeitraum „Von" und „Bis" und geben Sie bei Bedarf einen Grund an.
  3. Klicken Sie auf „Antrag stellen".

Die Werktage werden automatisch gezählt. In „Meine Anträge" sehen Sie den Stand und können einen Antrag stornieren. Die Leitung wird über neue Anträge informiert.

Protokolle schreiben

Unter „Protokolle" halten Sie Teamsitzungen fest.

  1. Klicken Sie auf „Anlegen & live protokollieren".
  2. Tragen Sie Titel, Datum, Protokollführer/in und die Anwesenheit ein.
  3. Schreiben Sie das Protokoll. Ihre Eingaben werden beim Tippen automatisch gespeichert.

Direkt darunter legen Sie Aufgaben aus der Sitzung an – mit zuständiger Person und Frist.

Lesebestätigung vom Team. Setzen Sie im Protokoll den Haken „✓ Lesebestätigung vom Team anfordern". Alle Teammitglieder erhalten eine Benachrichtigung und finden in der Protokoll-Ansicht den Knopf „✓ Gelesen bestätigen". Sie als Verfasser/in – und die Leitung – sehen darunter, wer bestätigt hat und wer noch aussteht. In der Protokoll-Übersicht steht der Stand als „2/3", und auf der Startseite erscheint für jedes Teammitglied eine Kachel „Protokolle zu bestätigen", solange noch etwas offen ist.

Aufgaben

Unter „Aufgaben" sehen Sie alle offenen und erledigten Aufgaben. Mit dem Kästchen haken Sie eine Aufgabe als erledigt ab. Über „Meine" sehen Sie nur Ihre eigenen offenen Aufgaben.

Speiseplan pflegen

Unter „Speiseplan" tragen Sie für jeden Tag das Essen ein. Blättern Sie mit den Knöpfen zwischen den Wochen. Alle sehen den Plan, ändern dürfen ihn Team und Leitung.

Speiseplan als Foto übernehmen. Den Plan vom Caterer müssen Sie nicht abtippen – ein Foto oder ein Scan genügt (JPG, PNG oder PDF). Klappen Sie „📥 Speiseplan importieren" auf, laden Sie das Bild hoch, und Karl-KI liest die Tage aus.

> ⚠ Bitte immer kontrollieren. Automatisch gelesener Text kann Fehler enthalten – verdrehte Tage, verlesene > Wörter, fehlende Zeilen. Die Vorschau zeigt jeden Tag in einem Feld, das Sie direkt korrigieren können. > Gespeichert wird erst, wenn Sie auf „Übernehmen" klicken. Fotografieren Sie den Plan möglichst gerade, gut > ausgeleuchtet und formatfüllend – dann wird das Ergebnis deutlich besser.

Speiseplan aus Excel übernehmen. Alternativ laden Sie die Tabelle hoch. Zwei Formate werden erkannt:

  • Liste: eine Spalte „Datum" und eine Spalte „Gericht". Weitere Spalten (zum Beispiel „Nachtisch") werden

mit ihrer Überschrift angehängt.

  • Wochenraster: die Wochentage stehen in der Kopfzeile, je Zeile ein Bestandteil des Menüs (Suppe,

Hauptgang, Nachtisch). Stehen im Raster keine Datumsangaben, gilt die Woche, die Sie im Feld „Woche ab" angeben.

In beiden Fällen sehen Sie zuerst eine Vorschau mit allen Tagen und dem, was bisher hinterlegt ist – jeder Tag in einem änderbaren Feld. Dort wählen Sie, ob vorhandene Tage überschrieben oder nur leere Tage gefüllt werden. Erst mit „Übernehmen" wird gespeichert. Ein leer gemachtes Feld wird übersprungen. Eine Mustertabelle zum Ausprobieren gibt es als Excel- und als CSV-Datei direkt daneben.

Nachricht an eine ganze Gruppe

Über „Nachrichten" schreiben Sie nicht nur einzelnen Personen, sondern auch an alle Eltern einer Gruppe auf einmal:

  1. Öffnen Sie „Nachrichten".
  2. Wählen Sie oben unter „Ganze Gruppe" die gewünschte Gruppe.
  3. Schreiben Sie Ihre Nachricht und klicken Sie auf „Senden".

Jede Familie erhält die Nachricht privat.

Wer hat gelesen? Unter „📢 Meine Gruppen-Nachrichten" sehen Sie zu jeder Sammelnachricht „gelesen von 12 von 18" und namentlich, wer noch aussteht. Mit „🔔 Erinnerung senden" erhalten nur diese Eltern noch einmal eine Nachricht. Auch bei einzelnen Nachrichten steht unter Ihrem eigenen Beitrag, ob und wann er gelesen wurde.

#Für alle

Speiseplan

Unter „Speiseplan" sehen Sie das Essen für die ganze Woche. So wissen Sie immer, was es gibt.

Dokumente

Unter „Dokumente" liegen wichtige Unterlagen zum Herunterladen bereit. Klicken Sie auf ein Dokument, um es zu öffnen oder zu speichern. Team und Leitung können hier auch neue Dokumente hochladen.

Kalender und Feste

> Mehrere Einrichtungen? Termine, Dokumente, Fotos und Umfragen gehören – wie die Aushänge – zu einer > Kita. Sie sehen die Inhalte Ihrer Einrichtung plus alles, was für alle Einrichtungen gilt. Beim Anlegen > wird Ihre Kita automatisch gesetzt; die Verwaltung wählt zwischen einer Kita und „alle Einrichtungen".

Wer sieht den Termin? Beim Anlegen wählen Sie unter „Sichtbar für" zwischen Alle, nur Eltern und nur Team. Eine Dienstbesprechung oder Leitungsrunde legen Sie als „nur Team" an – sie erscheint dann ausschließlich im Kalender von Leitung und Personal. Eltern sehen sie nicht: weder in der Terminliste, noch auf der Startseite, noch über einen weitergegebenen Link, und die Benachrichtigung bekommen sie ebenfalls nicht. Bereits vorhandene Termine sind weiterhin für alle sichtbar.

Im Kalender finden Sie alle Termine, Schließtage und Feste.

Bei Festen gibt es oft eine Helferliste. Möchten Sie mithelfen? Öffnen Sie das Fest, wählen Sie eine Aufgabe und klicken Sie auf „Ich helfe". Möchten Sie doch nicht, tragen Sie sich einfach wieder aus.

Schwarzes Brett und Umfragen

  • Am Schwarzen Brett lesen Sie Aushänge und Neuigkeiten Ihrer Kita. Führt Ihr Träger mehrere

Einrichtungen, sehen Sie nur die Aushänge der Kita Ihres Kindes – dazu die Aushänge, die für alle Einrichtungen gelten. Haben Sie Kinder in zwei Kitas, sehen Sie beide Bretter.

  • Dateien im Aushang: Zu einem Aushang können Anhänge gehören – zum Beispiel eine Einladung als PDF oder

ein Plakat als Bild. Beides hängt direkt im Beitrag wie ein Aushang am Brett: Sie sehen die Seite in voller Breite und müssen nichts herunterladen. Hat ein PDF mehrere Seiten, steht die erste groß da und die weiteren als kleine Bilder darunter; ein Klick öffnet das vollständige PDF.

  • Lesebestätigung: Steht unter einem Aushang der Knopf „✓ Gelesen bestätigen", möchte die Kita wissen, dass

die Information angekommen ist. Ein Klick genügt.

  • Bei einer Umfrage klicken Sie Ihre Antwort an und senden sie ab. Danach sehen Sie das Ergebnis. Solange die Umfrage läuft, können Sie Ihre Antwort noch ändern.

Für Team und Leitung: Ihr Aushang erscheint automatisch auf dem Brett Ihrer Einrichtung – die Verwaltung wählt beim Anlegen zusätzlich zwischen einer Kita und „alle Einrichtungen". Benachrichtigt werden nur die Menschen der betroffenen Kita. Beim Anlegen wählen Sie unter „Dateien anhängen" beliebig viele PDF- oder Bilddateien (bis 20 MB je Datei) aus; nachträglich geht das über „📎 Datei anhängen" am Aushang. Die Seitenansicht erzeugt Karl-Kita automatisch – Sie müssen nichts umwandeln, und ältere Aushänge bekommen sie beim nächsten Öffnen nachgereicht. Einzelne Dateien lassen sich wieder entfernen, beim Löschen des Aushangs verschwinden sie automatisch mit. Mit dem Haken „Lesebestätigung anfordern" sehen Sie später, wer den Aushang bestätigt hat.

Nachrichten

Über „Nachrichten" schreiben Sie direkt und privat.

  1. Öffnen Sie „Nachrichten".
  2. Wählen Sie den Empfänger aus.
  3. Schreiben Sie Ihre Nachricht und klicken Sie auf „Senden".

Eltern können auch bequem „An die Leitung" schreiben. Jede Antwort landet in derselben Unterhaltung, damit Sie den Verlauf immer beisammen haben.

#Für die Träger-Verwaltung

Sind Sie als Verwaltung eines Trägers angemeldet, zeigt Karl-Kita bewusst nur das, was die Verwaltung angeht – nicht das Tagesgeschäft der einzelnen Einrichtungen. Sie sehen:

  • Übersicht und Statistik über alle Kitas – die Statistik zeigt Ihnen zuerst eine **Liste Ihrer

Einrichtungen** mit Kinderzahl, Auslastung, durchschnittlicher Anwesenheit und Personalschlüssel; ein Klick auf eine Kita öffnet deren ausführliche Auswertung,

  • das Schwarze Brett als Übersicht der Bretter: Sie sehen Ihre Einrichtungen mit der Zahl der Aushänge

und öffnen mit einem Klick das Brett der jeweiligen Kita. „Trägerweit" ist ein eigener Eintrag – was Sie dort veröffentlichen, erscheint auf allen Brettern,

  • Kitas, Familien, Kinder, Gruppen und Benutzer & Freigaben,
  • Nachrichten und den Kalender (Termine aller Einrichtungen) – Sie können hier auch **selbst Termine

anlegen**, für eine einzelne Kita oder für alle Einrichtungen, zum Beispiel eine Leitungsrunde,

  • Getränkegeld und Portfoliogeld – auch hier stehen die Einrichtungen zuerst zugeklappt da, mit

Kinderzahl sowie bezahlten und offenen Beträgen in der Kopfzeile; ein Klick öffnet die Kinderliste der jeweiligen Kita. Der Knopf „Standardbetrag setzen" wirkt nur innerhalb der geöffneten Einrichtung, und der CSV-Export enthält eine Spalte „Kita",

  • Urlaub und Protokolle – als reine Leseansicht über alle Einrichtungen; beantragt, genehmigt und

geschrieben wird in der jeweiligen Kita,

  • Datenschutz, Archiv und Support/Tickets.

Nicht sichtbar sind Speiseplan, Umfragen, Dokumente, Galerie, Portfolio, Anwesenheit, Bistro, Abwesenheit und Aufgaben – das führt die Kita-Leitung mit ihrem Team. Beim einzelnen Kind sehen Sie Stammdaten, Betreuung und Vertrag, Beiträge und Kündigung; Notfalldaten, Abholberechtigte, Masernschutz, Fotos und Portfolio bleiben bei der Kita-Leitung – wir zeigen der Verwaltung bewusst nur, was sie für ihre Arbeit braucht.

#Für die Leitung: Familien und Konten

Wenn Sie die Kita leiten, verwalten Sie zusätzlich Familien, Gruppen und Zugänge:

  • Unter „Familien" legen Sie Familien an, ordnen ihnen Kinder zu und geben den Familien-Code heraus. Konten einer Familie können Sie direkt freigeben oder ihr Passwort zurücksetzen.

Jede Familie steht dort als eine Zeile mit Name, Anzahl Kinder und Konten sowie dem Code – ein Klick klappt sie zum Bearbeiten auf. Wartet ein Konto auf Freigabe, sehen Sie das schon in der Zeile. Die Liste zeigt 30 Familien pro Seite; über das Suchfeld finden Sie eine Familie auch über den Namen eines Kindes oder den Namen bzw. die E-Mail-Adresse eines Elternteils. Nach einer Änderung bleibt die bearbeitete Familie offen.

  • Unter „Gruppen" pflegen Sie die Kita-Gruppen.
  • Unter „Benutzer & Freigaben" geben Sie neue Registrierungen frei und verwalten alle Konten Ihrer Kita.
  • Neue Urlaubsanträge genehmigen oder ablehnen Sie unter „Urlaub".

Team-Mitglieder anlegen (über Karl-SSO)

Mitarbeitende (Leitung und Personal) werden nicht in Karl-Kita angelegt, sondern zentral in Karl-SSO. Das hat einen guten Grund: Dieselbe Person nutzt oft mehrere Karl-Apps und soll überall dasselbe Konto haben. In Karl-Kita sind „Benutzer anlegen" und „Rolle ändern" deshalb bewusst gesperrt; dort geben Sie nur noch die Eltern-Registrierungen frei.

So legen Sie eine neue Mitarbeiterin oder einen neuen Mitarbeiter an:

  1. Melden Sie sich bei karl-sso.somalu.eu an und öffnen Sie Benutzer.
  2. Legen Sie die Person mit Name und E-Mail an und laden Sie sie ein. Das Passwort vergibt sie selbst

über den Einladungslink.

  1. Wechseln Sie zu Rechte, klicken Sie die Person an und wählen Sie in der Kachel Karl-Kita die Rolle:

Leitung oder Personal.

  1. Fertig – das Konto steht sofort in Karl-Kita bereit. Angemeldet wird sich über Karl-SSO, ein eigenes

Passwort für Karl-Kita gibt es nicht.

Scheidet jemand aus, sperren oder löschen Sie das Konto ebenfalls in Karl-SSO; in Karl-Kita wird es dann automatisch deaktiviert, die Fachdaten (zum Beispiel Protokolle) bleiben erhalten.

In Karl-SSO gibt es für Karl-Kita bewusst nur diese beiden Stufen. Eltern, Ehrenamtliche und „Eltern & Ehrenamt" verwalten Sie weiterhin in Karl-Kita selbst – über die Selbstregistrierung mit Familien- beziehungsweise Kita-Code und Ihre Freigabe unter „Benutzer & Freigaben".

Mitarbeitende auf die Kitas verteilen

Bei einem Träger mit mehreren Kitas kommt ein zweiter Schritt dazu. Karl-SSO sagt nur, welche Rolle jemand hat – in welcher Kita die Person arbeitet, legt die Verwaltung in Karl-Kita fest:

  1. Öffnen Sie „Kitas" (nur die Verwaltung sieht diesen Punkt, eine einzelne Kita-Leitung nicht).
  2. Unter „Einrichtungen im Detail" steht jede Kita zugeklappt – mit Kinderzahl, Zahl der Mitarbeitenden

und Auslastung schon in der Kopfzeile. Ein Klick öffnet sie: zuerst die Mitarbeitenden, dann die Kinder.

  1. In beiden Listen wählen Sie je Person oder Kind rechts die Kita aus. „— alle / keine feste —" bedeutet:

übergreifend tätig, ohne feste Kita.

  1. Eine Person mit der Rolle Leitung und einer festen Kita wird damit zur Kita-Leitung – sie

verwaltet Familien, Kinder und Eltern-Freigaben genau dieser Kita.

Wer noch nirgends zugeordnet ist, steht im Block „📥 Ohne Kita-Zuordnung" ganz unten – dort weisen Sie neue Mitarbeitende und neu angelegte Kinder ihrer Einrichtung zu.

Der Stern ⭐ bedeutet ehrenamtliches Engagement: bei einer Person, die die Rolle „Ehrenamt" oder „Eltern & Ehrenamt" hat, und beim Kind, wenn ein Elternteil sich ehrenamtlich engagiert. Sie finden ihn in der Kitas-Ansicht, in der Kinderliste, bei den Familien und unter „Benutzer & Freigaben".

Kurz gefasst: Karl-SSO bestimmt die Rechte-Stufe, die Verwaltung in Karl-Kita bestimmt die Kita. Eltern werden nicht zugeordnet – sie hängen automatisch an der Kita ihres Kindes.

Statistik und Auslastung

Unter „Statistik" sehen Leitung und Verwaltung auf einen Blick, wie ausgelastet die Einrichtung ist. Oben stellen Sie den Zeitraum ein, im Träger-Modus zusätzlich die Kita:

  • Platz-Auslastung – belegte Plätze im Verhältnis zu den hinterlegten Plätzen, in Prozent mit Balken,

dazu die freien Plätze und die Ganztagsplätze.

  • Anwesenheit – wie viele Kinder im Zeitraum durchschnittlich da waren, der Spitzentag und ein Verlauf

über alle erfassten Tage.

  • Auslastung je Gruppe – wie sich die Kinder auf die Bereiche verteilen.
  • Personalschlüssel – benötigte gegen vorhandene Fachkräfte und an wie vielen Tagen der Schlüssel nicht

gedeckt war.

  • Vorschau – welche Plätze durch Kündigungen und Vorschulkinder frei werden, nach Monaten sortiert.

Jeder Block hat rechts oben einen „⬇ CSV"-Knopf: Damit laden Sie die Zahlen als Tabelle herunter, zum Beispiel für den Träger oder das Jugendamt.

Damit die Prozentzahlen stimmen, müssen unter „Kitas" die Plätze, die Ganztagsplätze und der Personalschlüssel (Kinder je Fachkraft) eingetragen sein.

#Etwas vermisst? Feature einreichen

Leitung und Verwaltung finden im Menü „💡 Feature einreichen". Dort schreiben Sie auf, was Ihnen in Karl-Kita fehlt oder was Ihnen die Arbeit erleichtern würde – der Wunsch geht direkt an die Entwicklung.

  1. Titel: worum es in einem Satz geht, zum Beispiel „Elternbriefe als Serienbrief drucken".
  2. Beschreibung: was Sie tun möchten, wie es heute läuft und was besser wäre. Je konkreter, desto eher

lässt sich das umsetzen.

  1. Absenden – fertig.

Mitgesendet werden Ihr Name, Ihre E-Mail-Adresse und der Name Ihrer Einrichtung, damit man bei Rückfragen auf Sie zukommen kann. Unter dem Formular sehen Sie alle bisherigen Einreichungen Ihrer Kita mit Status. Sollte die Verbindung gerade gestört sein, wird Ihr Wunsch gespeichert und automatisch nachgereicht – es geht nichts verloren.

#Mein Profil

Oben rechts klicken Sie auf Ihren Namen, um „Mein Profil" zu öffnen.

  • Hier ändern Sie Ihr Passwort.
  • Hier passen Sie Ihre Angaben an.
  • Hier schalten Sie die Benachrichtigungen ein oder aus.

#Hilfe bekommen

Kommen Sie nicht weiter? Wenden Sie sich an die Kita-Leitung oder das Team. Über „Nachrichten" erreichen Sie sie schnell und einfach.