📚 Karl-Doku
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Karl-Liegenschaft

Liegenschafts- und Grundstücksverwaltung
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Karl-Liegenschaft – Handbuch

Willkommen bei Karl-Liegenschaft. Mit dieser Anwendung verwalten Sie Grundstücke, Gebäude und die dazugehörigen Verträge an einem zentralen Ort. Dieses Handbuch führt Sie Schritt für Schritt durch die wichtigsten Funktionen.

#Anmelden

  1. Öffnen Sie die Anwendung in Ihrem Browser.
  2. Melden Sie sich über die zentrale Anmeldeseite an.
  3. Danach sehen Sie die Startseite.

Ein Konto und ein Passwort erhalten Sie von Ihrer Ansprechperson. Wenn Sie sich an einem neuen Ort oder in einem neuen Browser-Tab anmelden, meldet die Anwendung eine ältere Sitzung automatisch ab. Das schützt Ihr Konto.

#Überblick

Nach der Anmeldung landen Sie auf der Übersicht. Links finden Sie das Menü mit allen Bereichen, thematisch gruppiert. In der Mitte werden die jeweiligen Inhalte angezeigt.

◐ Sie können zwischen einer hellen und einer dunklen Ansicht wechseln. Wählen Sie einfach die Variante, die für Ihre Augen angenehmer ist.

Was Sie sehen und ändern dürfen, hängt von Ihren Rechten ab: Manche Nutzer dürfen Daten bearbeiten, andere nur ansehen. Wenn oben ein Hinweis „Nur-Lese" erscheint, können Sie die Daten ausschließlich einsehen.

#Grundstücke ansehen und pflegen

Im Bereich Flurstücke finden Sie alle Grundstücke.

  • Klicken Sie auf ein Flurstück, um die Details zu sehen.
  • Zum Anlegen eines neuen Flurstücks klicken Sie auf Neu und füllen die Felder aus.
  • Zum Ändern öffnen Sie ein Flurstück und klicken auf Bearbeiten.
  • Vergessen Sie am Ende nicht das Speichern.

Angaben aus dem Kataster dienen nur zur Information und ersetzen keinen amtlichen Nachweis.

Kataster-Daten übernehmen

Wenn Sie die entsprechenden Rechte haben, können Sie im Bereich Kataster-Import amtliche Grundstücksdaten aus einer Datei einlesen. Wählen Sie die Datei aus und starten Sie den Import. Sie erhalten anschließend eine Übersicht, wie viele Einträge neu angelegt oder aktualisiert wurden.

#Gebäude und Einheiten

Im Bereich Gebäude & Einheiten verwalten Sie Gebäude, Wohnungen, Gewerbeflächen und Stellplätze.

  1. Wählen Sie Gebäude & Einheiten im Menü.
  2. Klicken Sie auf ein Gebäude, um Wohnungen und weitere Einheiten zu sehen.
  3. Über Neu legen Sie ein neues Gebäude oder eine neue Einheit an.

So behalten Sie den Überblick, welche Räume und Flächen zu welchem Gebäude gehören.

#Grundbuch

Im Bereich Grundbuch hinterlegen Sie Grundbuchstellen mit den zugehörigen Eigentümern und Anteilen sowie eingetragene Rechte, Dienstbarkeiten und Baulasten.

  • Legen Sie über Neu eine Grundbuchstelle an (Amtsgericht, Bezirk, Blatt).
  • Ordnen Sie Eigentümer mit ihren Anteilen zu.
  • Erfassen Sie Rechte und Baulasten mit Rang und Beschreibung.

#Grundstücksverkehr

Im Bereich Grundstücksverkehr dokumentieren Sie Ankauf, Verkauf und Tausch von Grundstücken.

  1. Legen Sie über Neu einen Vorgang an.
  2. Erfassen Sie Kaufpreis, Vertrags- und Beurkundungsdaten sowie den Notar.
  3. Halten Sie den Fortschritt über den Status fest.

#Personen und Adressen

Im Bereich Personen pflegen Sie alle Personen und ihre Adressen an einem Ort. Über Kennzeichen (Tags) erkennen Sie, wer Mieter, Eigentümer, Pächter oder Dienstleister ist.

  • Suchen Sie eine Person über das Suchfeld.
  • Klicken Sie auf einen Eintrag, um die Details zu sehen.
  • Über Neu legen Sie eine neue Person an.

#Verträge und Mieten

Im Bereich Verträge verwalten Sie Miet-, Pacht- und Erbbauverhältnisse.

  1. Öffnen Sie Verträge im Menü.
  2. Klicken Sie auf einen Vertrag, um Laufzeit, Beträge und die beteiligten Personen zu sehen.
  3. Über Neu legen Sie einen neuen Vertrag an.

Wenn sich eine Miete oder Pacht anpassen soll, hilft Ihnen die Anwendung mit einem Vorschlag. Klicken Sie dazu auf Anpassung berechnen. Sie sehen dann einen Vorschlag mit Rechenweg. Möchten Sie ihn übernehmen, klicken Sie auf Anpassung anwenden.

Bitte beachten Sie: Die Berechnung ist eine Hilfe. Maßgeblich sind immer der Vertragstext und die gesetzlichen Vorgaben.

#Mieter, Dienstleister und Reparaturen

  • Unter Mieter sehen Sie alle Mietverhältnisse auf einen Blick.
  • Unter Dienstleister verwalten Sie Firmen für Wartung, Reinigung und Ähnliches.
  • Unter Störmeldungen erfassen Sie gemeldete Störungen und deren Bearbeitung.
  • Unter Reparaturen erfassen Sie Instandhaltungen und können Fotos hinzufügen.
  • Unter Schäden dokumentieren Sie Schäden mit Bildern. Aus einem Schaden können Sie direkt eine Reparatur erstellen.

#Zähler und Ablesungen

Im Bereich Zähler tragen Sie Zählerstände ein.

  1. Wählen Sie Zähler im Menü.
  2. Öffnen Sie den gewünschten Zähler.
  3. Tragen Sie den neuen Stand mit Datum ein und klicken auf Speichern.

Manche Zähler werden automatisch abgelesen. Deren Werte erscheinen dann von selbst in der Liste.

#Bauanträge

Im Bereich Bauanträge verwalten Sie eingegangene Anträge von Anfang bis Entscheidung.

  1. Legen Sie über Neu einen Antrag an (Bauherr, Grundstück, Betreff).
  2. Verteilen Sie Aufgaben an die beteiligten Fachstellen und behalten Sie Fristen im Blick.
  3. Halten Sie Gebühren und die Entscheidung fest.

Abgeschlossene und laufende Vorgänge finden Sie zusätzlich im Baubuch.

#Gebäudemanagement

Für den laufenden Betrieb Ihrer Gebäude stehen mehrere Bereiche bereit:

  • Inventar & TGA: technische Anlagen und Ausstattung erfassen.
  • Wartung: wiederkehrende Wartungen mit dem nächsten Fälligkeitstermin.
  • Ressourcen: Räume und Gegenstände, die reserviert werden können.
  • Schlüssel: Schließanlagen und die Ausgabe von Schlüsseln.
  • Baumaßnahmen: geplante und laufende Maßnahmen mit Budget und Kosten.
  • Reinigung: Reinigungsflächen und Intervalle.

#Mietverwaltung

Unter Mietverwaltung finden Sie alles für den laufenden Betrieb vermieteter Wohnungen und Gewerbeeinheiten.

Mietkonten

  • Die Übersicht zeigt je Vertrag die Rate, das Soll bis heute, die eingegangenen Zahlungen, den Saldo und den überfälligen Betrag. Darunter sehen Sie die leerstehenden Einheiten.
  • Im Konto erfassen Sie Zahlungseingänge mit Datum, Betrag und Verwendungszweck. Jede Zahlung wird automatisch mit den ältesten offenen Posten verrechnet, auch Teilzahlungen. Eine falsch erfasste Zahlung können Sie löschen; die Verrechnung wird dann neu berechnet.
  • Über Kontoauszug drucken Sie den Verlauf mit laufendem Saldo aus oder speichern ihn als PDF.
  • Die monatlichen Forderungen selbst entstehen wie bisher unter Sollstellung.

Mahnwesen

  • Ein Posten gilt als überfällig, wenn er einige Tage nach Fälligkeit noch offen ist (Standard: 5 Tage, einstellbar).
  • Für jedes überfällige Konto erstellen Sie mit einem Klick die nächste Stufe: Zahlungserinnerung, Mahnung oder letzte Mahnung. Der Brief öffnet sich sofort zum Drucken oder als PDF.
  • Eine Mahngebühr wird als eigener Posten im Mietkonto geführt. Verlangen Sie nur tatsächlich entstandene, angemessene Kosten.
  • Setzen Sie Mahnungen auf Versendet und später auf Erledigt. Danach beginnt die nächste Mahnung wieder bei der Zahlungserinnerung.
  • Unter Einstellungen (nur Administratoren) legen Sie Karenz, Gebühren je Stufe sowie Absender und Bankverbindung für die Briefe fest.

Kautionen

  • Erfassen Sie je Mietvertrag Art und Höhe der Kaution, Eingang und Anlage (z. B. Kautionskonto).
  • Übersteigt die Kaution drei Nettokaltmieten, weist die Anwendung darauf hin.
  • Beim Auszug tragen Sie Zinsen, Einbehalte mit Begründung und die Auszahlung ein und drucken die Abrechnung für den Mieter.

Übergaben

  • Legen Sie für Einzug oder Auszug ein Übergabeprotokoll an. Räume, die Zähler der Wohnung und die üblichen Schlüssel sind bereits vorbereitet.
  • Bewerten Sie je Raum Wände/Decken, Boden, Fenster/Türen und Ausstattung, tragen Sie Zählerstände und Schlüsselanzahlen ein und ergänzen Sie Fotos.
  • Mit Übergabe abschließen werden die Zählerstände als Ablesung übernommen und das Protokoll gesperrt. Drucken Sie es aus und lassen Sie es von beiden Seiten unterschreiben.

Mieterhöhung

  • Der Rechner ermittelt die zulässige Miete bis zur ortsüblichen Vergleichsmiete: Vergleichsmiete je m² aus dem Mietspiegel mal Wohnfläche, begrenzt durch die Kappungsgrenze (20 % bzw. 15 % in drei Jahren).
  • Er prüft die Sperrfristen, nennt den Termin, ab dem die Erhöhung wirkt, und erstellt das Anschreiben mit Zustimmungserklärung.
  • Stimmt der Mieter zu, setzen Sie den Status auf Zustimmung erteilt. Ab dem Wirksamkeitstermin übernehmen Sie die neue Miete mit einem Klick in den Vertrag.
  • Der Rechner ist eine Hilfe und ersetzt keine Rechtsberatung. Bei Index- oder Staffelmieten weist er darauf hin, dass diese Erhöhung in der Regel nicht möglich ist.

#Begehungen (Verkehrssicherung)

Als Eigentümer müssen Sie nachweisen können, dass Ihre Gebäude regelmäßig kontrolliert werden. Dafür gibt es unter Gebäudemanagement → Begehungen ein Protokoll je Gebäude.

  1. Wählen Sie unter Neue Begehung starten das Gebäude, das Datum und das Intervall (Standard: 12 Monate). Die Begehung wird mit einer Standard-Checkliste angelegt (Außenanlagen, Gebäudehülle, Innenräume, Technik, Organisation).
  2. Bewerten Sie jeden Prüfpunkt mit in Ordnung, Mangel, Gefahr oder entfällt. Befund und Maßnahme tragen Sie direkt daneben ein. Eigene Prüfpunkte und Fotos können Sie ergänzen.
  3. Bei einem Mangel oder einer Gefahr legt → Reparatur sofort eine verknüpfte Reparatur an (bei Gefahr mit Priorität „dringend“).
  4. Mit Begehung abschließen wird das Ergebnis festgehalten und die nächste Begehung terminiert. Abgeschlossene Protokolle sind gegen Änderungen gesperrt; bei Bedarf können Sie sie wieder öffnen.
  5. Über Protokoll drucken Sie den Nachweis aus oder speichern ihn als PDF, mit Unterschriftsfeldern.

Die Übersicht zeigt je Gebäude die letzte Begehung und die nächste Fälligkeit. Überfällige Begehungen erscheinen auch als Kachel auf der Startseite und im Kalender-Export.

#Beschlüsse und Genehmigungen

Unter Vorgänge → Beschlüsse & Genehmigungen bereiten Sie Entscheidungen vor und behalten Genehmigungsverfahren im Blick.

  • Beschlüsse: Legen Sie eine Beschlussvorlage mit Gremium (z. B. Presbyterium), Sitzung, Gegenstand, Sachverhalt, Beschlussvorschlag und Betrag an. Über Vorlage erhalten Sie eine druckfertige Beschlussvorlage. Nach der Sitzung tragen Sie Beschluss-Nummer und Ergebnis ein und hängen den Protokollauszug an.
  • Genehmigungen: Erfassen Sie kirchenaufsichtliche Genehmigungen, denkmalrechtliche Erlaubnisse, Baugenehmigungen oder Fördermittelbescheide mit genehmigender Stelle, Aktenzeichen, zugrunde liegendem Beschluss, Frist bzw. Wiedervorlage und Auflagen. Offene Verfahren mit überschrittener Frist werden hervorgehoben. Sie erscheinen außerdem auf der Startseite und im Kalender-Export.

Die Entscheidungen trifft immer Ihr Gremium. Die Anwendung bereitet vor, dokumentiert und erinnert an Fristen.

#Instandhaltungsplan und Gebäudekatalog

Unter Gebäudemanagement → Instandhaltungsplan planen Sie die Bauunterhaltung über zehn Jahre.

  • Gebäudekatalog: Bewerten Sie jedes Gebäude mit einer Kategorie (A dauerhaft erhalten, B erhalten mit begrenzten Investitionen, C Aufgabe oder Umnutzung prüfen), einer Zustandsnote von 1 bis 5, Energieklasse, Denkmalschutz, Nutzung und dem jährlichen Rücklage-Soll.
  • Maßnahmen: Tragen Sie geplante Maßnahmen mit Jahr, Kostengruppe nach DIN 276, Kostenschätzung, Priorität und Status ein.
  • Jahresübersicht: Sie zeigt die geplanten Kosten je Gebäude und Jahr, die Summen und den Vergleich mit dem Rücklage-Soll. Verschobene oder entfallene Maßnahmen zählen nicht mit.
  • → Vorlage erzeugt aus einer Maßnahme eine vorausgefüllte Beschlussvorlage. → Baumaßnahme übernimmt sie mit Budget in die Baumaßnahmen.
  • Mit CSV-Export geben Sie den Plan an Tabellenkalkulation oder Haushaltsplanung weiter.

Beträge können Sie wie gewohnt eingeben, zum Beispiel „85.000“ oder „1.234,56“.

#Abrechnungen und Auswertungen

  • Aus aktiven Verträgen erstellt die Anwendung die fälligen Zahlungen. Diese finden Sie unter Sollstellung.
  • Unter Betriebskosten erstellen Sie die Abrechnung für einen Zeitraum. Sie geben die Kosten und den Verteilerschlüssel ein und erhalten die Abrechnung je Vertrag mit Nach- oder Rückzahlung.
  • Unter Vermögen führen Sie ein Register Ihrer Anlagen und deren Werte.
  • Im Cockpit sehen Sie Kennzahlen und Auswertungen auf einen Blick.
  • Unter GIS & Karten können Sie Grundstücke auf einer Karte betrachten.

Nutzen Sie die Suchfelder in den einzelnen Bereichen, um schnell den passenden Eintrag zu finden.

#Vorlagen, Serienbriefe und Kalender

  • Unter Vorlagen pflegen Sie Textbausteine.
  • Unter Serienbrief erstellen Sie Anschreiben auf Basis Ihrer Vorlagen.
  • Unter Kalender können Sie Termine als Kalenderdatei abrufen und in Ihr eigenes Kalenderprogramm übernehmen, darunter Reservierungen, Wartungen, Bauantrags-Fristen, fällige Begehungen und Genehmigungsfristen.

#Mein Profil

Oben rechts finden Sie Ihren Namen. Dort können Sie Ihre eigenen Angaben einsehen, Ihr Passwort ändern und sich abmelden.

#Hilfe bekommen

Wenn Sie nicht weiterkommen:

  • Prüfen Sie, ob Sie im richtigen Bereich sind.
  • Fragen Sie eine Kollegin oder einen Kollegen mit mehr Rechten.
  • Als Administrator können Sie über Support direkt eine Anfrage im zentralen Support-System stellen.
  • Wenden Sie sich an Ihre Ansprechperson für die Anwendung.