Karl-Mail – Handbuch

Karl-Mail bringt alle Ihre E-Mail-Postfächer an einem Ort zusammen. Sie lesen und schreiben Nachrichten gebündelt, können sichere und verschlüsselte E-Mails versenden und haben zusätzlich Kalender, Termine und ein Adressbuch dabei. So behalten Sie Ihre Post ganz einfach im Blick.

#Anmelden

So kommen Sie in Karl-Mail hinein:

1. Öffnen Sie Karl-Mail in Ihrem Browser.
2. In den meisten Fällen werden Sie automatisch zur zentralen Anmeldung weitergeleitet. Melden Sie sich dort wie gewohnt an.
3. Danach landen Sie direkt in Ihrem Posteingang.

• Falls eine Anmeldeseite mit E-Mail und Passwort erscheint, geben Sie Ihre E-Mail-Adresse und Ihr Passwort ein und klicken auf Anmelden.
• Zum Verlassen klicken Sie oben rechts auf das Symbol zum Abmelden.

Gut zu wissen: Sie sind immer nur an einem Ort gleichzeitig angemeldet. Melden Sie sich an einem anderen Gerät oder in einem anderen Fenster neu an, wird die vorherige Sitzung automatisch beendet. Öffnen Sie Karl-Mail in einem neuen Tab, kann eine erneute Anmeldung nötig sein. Das schützt Ihr Postfach, falls Sie das Abmelden einmal vergessen.

#Überblick

Nach dem Anmelden sehen Sie die Startseite: Ihren Posteingang. Alle Nachrichten aus Ihren verbundenen Postfächern erscheinen hier gemeinsam in einer Liste.

Links finden Sie das Menü mit allen Bereichen:

• Posteingang – alle Nachrichten an einem Ort
• Verfassen – eine neue Nachricht schreiben
• Kalender – Termine ansehen und anlegen
• Kontakte – Ihr Adressbuch
• Konten – Ihre Postfächer verbinden und verwalten
• Regeln – automatische Sortierung neuer Nachrichten
• Schlüssel – für verschlüsselte Nachrichten
• Sicher – Ihre sicheren Nachrichten an Externe
• Nachweise – Zustellnachweise für versendete Nachrichten
• Einstellungen – Signatur und Abwesenheitsnotiz

Oben rechts finden Sie schnelle Schaltflächen: eine neue Nachricht beginnen, Ihre ungelesenen Nachrichten anzeigen und Ihr Profil öffnen.

• Mit dem Symbol ◐ oben schalten Sie zwischen hellem und dunklem Design um.

#Postfächer verbinden

Damit Sie Ihre Nachrichten in Karl-Mail sehen, verbinden Sie zunächst Ihre bestehenden Postfächer. Sie können beliebig viele verbinden.

So verbinden Sie ein Postfach:

1. Klicken Sie im Menü auf Konten.
2. Wählen Sie unter Konto hinzufügen Ihren Anbieter aus der Liste.
3. Geben Sie eine Bezeichnung ein, zum Beispiel „Privat" oder „Arbeit". So erkennen Sie das Postfach später leicht wieder.
4. Tragen Sie Ihre E-Mail-Adresse ein.
5. Je nach Anbieter gibt es zwei Wege:

• Über Ihr Konto beim Anbieter anmelden: Ein Fenster führt Sie zur Anmeldung. Melden Sie sich dort an – ein Passwort müssen Sie in Karl-Mail nicht eingeben.
• Mit Zugangsdaten: Geben Sie Ihren Anmeldenamen und Ihr Passwort ein. Die weiteren Felder sind meist schon passend vorausgefüllt.

1. Klicken Sie auf Konto verbinden.
2. Klicken Sie danach auf Jetzt abrufen, damit Ihre Nachrichten geladen werden.

Ihre Zugangsdaten und Nachrichten werden verschlüsselt gespeichert.

So verwalten Sie ein verbundenes Postfach: Klicken Sie auf Konten und dann auf ein Postfach in der Liste. Dort können Sie:

• Jetzt abrufen – neue Nachrichten sofort laden
• Pausieren – das Postfach vorübergehend ruhen lassen
• Entfernen – das Postfach samt gespeicherter Nachrichten löschen

#Posteingang lesen, suchen und filtern

Im Posteingang sehen Sie alle Nachrichten Ihrer Postfächer gebündelt.

• Zusammengehörige Nachrichten werden als Konversation gruppiert. Mit den Schaltflächen Konversationen und Einzeln wechseln Sie die Darstellung.
• Kleine Symbole zeigen Ihnen auf einen Blick: 🔒 verschlüsselt, 🖊 signiert, 📎 Anhang.
• Fettgedruckte Zeilen sind noch ungelesen.

So finden Sie eine bestimmte Nachricht:

1. Geben Sie oben in das Suchfeld einen Begriff ein (Betreff, Absender oder Text).
2. Über die Auswahl Alle Konten können Sie auf ein einzelnes Postfach einschränken.
3. Setzen Sie bei Bedarf ein Häkchen bei ungelesen oder markiert.
4. Klicken Sie auf Filtern.

Um neue Nachrichten zu holen, klicken Sie oben auf ↻ Abrufen.

Eine Nachricht öffnen Sie mit einem Klick. In der geöffneten Nachricht können Sie:

• Antworten oder Weiterleiten
• den Absender zu den Kontakten hinzufügen
• die Nachricht markieren (Stern) oder als ungelesen setzen
• die Nachricht löschen
• Anhänge anklicken, um sie herunterzuladen

#E-Mail schreiben und senden

So schreiben Sie eine neue Nachricht:

1. Klicken Sie im Menü auf Verfassen (oder oben auf das Plus-Zeichen).
2. Wählen Sie oben Ihr Absenderkonto – also von welchem Postfach die Nachricht ausgehen soll.
3. Tragen Sie bei An die Empfänger ein. Während Sie tippen, schlägt Karl-Mail passende Kontakte vor.
4. Füllen Sie bei Bedarf Kopie (CC) und Betreff aus.
5. Schreiben Sie Ihren Text in das große Feld. Über die kleine Werkzeugleiste können Sie Text fett, kursiv oder unterstrichen setzen, Listen und Links einfügen.
6. Um Dateien anzuhängen, klicken Sie bei Anhänge auf Durchsuchen und wählen eine oder mehrere Dateien aus.
7. Klicken Sie auf Senden.

• Ihre gespeicherte Signatur wird automatisch eingefügt.
• Können Sie gerade nicht fertig schreiben? Klicken Sie auf Als Entwurf speichern.

#Sichere und verschlüsselte Nachrichten

Karl-Mail bietet zwei besonders geschützte Versandarten. Sie wählen sie beim Verfassen oben unter Versandart.

Sichere Nachricht per Link (für Empfänger ohne Zusatzsoftware)

Diese Variante eignet sich für jeden Empfänger. Der Empfänger bekommt nur einen Link und öffnet die Nachricht mit einem Passwort, das Sie ihm getrennt mitteilen.

1. Wählen Sie beim Verfassen die Versandart Sichere Nachricht (Passwort-Link).
2. Schreiben Sie Ihre Nachricht wie gewohnt.
3. Legen Sie unten ein Passwort fest. Wichtig: Teilen Sie dieses Passwort dem Empfänger auf einem anderen Weg mit, zum Beispiel per Telefon.
4. Optional können Sie einen Passwort-Hinweis, ein Ablaufdatum und eine maximale Zahl der Aufrufe festlegen.
5. Lassen Sie das Häkchen bei Verschlüsselte Antwort erlauben, wenn der Empfänger Ihnen geschützt antworten können soll.
6. Klicken Sie auf Senden.

Der Empfänger erhält eine E-Mail mit dem Link, gibt das Passwort ein und liest die Nachricht sicher in seinem Browser.

Ihre versendeten sicheren Nachrichten finden Sie im Menü unter Sicher. Dort sehen Sie, wie oft eine Nachricht geöffnet wurde, lesen verschlüsselte Antworten und können den Zugriff jederzeit widerrufen – dann wird der Link ungültig.

Ende-zu-Ende verschlüsselt

Diese Variante verschlüsselt die Nachricht durchgehend. Beide Seiten brauchen dafür einen passenden Schlüssel.

1. Öffnen Sie einmalig im Menü Schlüssel und legen Sie dort Ihren persönlichen Schlüssel an. Ihr privater Schlüssel und Ihr Passwort bleiben dabei in Ihrem Browser.
2. Damit Sie an eine Person verschlüsselt schreiben können, muss deren öffentlicher Schlüssel im Schlüsselbund hinterlegt sein.
3. Wählen Sie beim Verfassen die Versandart Ende-zu-Ende.
4. Schreiben Sie Ihre Nachricht und klicken Sie auf Senden. Ihr Passwort wird im Browser abgefragt und verlässt Ihr Gerät nicht.

Empfangene verschlüsselte Nachrichten öffnen Sie mit einem Klick auf Im Browser entschlüsseln und der Eingabe Ihres Passworts.

#Signatur und Abwesenheitsnotiz

Für jedes verbundene Postfach können Sie eine Signatur und eine Abwesenheitsnotiz festlegen. Öffnen Sie dazu im Menü Einstellungen.

So legen Sie eine Signatur fest:

1. Suchen Sie das gewünschte Postfach.
2. Tragen Sie im Feld Signatur Ihren Grußtext ein, zum Beispiel Ihren Namen und Ihre Kontaktdaten.
3. Klicken Sie auf Signatur speichern.

Die Signatur wird beim Verfassen automatisch unter Ihre Nachricht gesetzt.

So richten Sie eine Abwesenheitsnotiz ein:

1. Setzen Sie ein Häkchen bei Automatisch antworten.
2. Wählen Sie den Zeitraum Von und Bis.
3. Tragen Sie einen Betreff und Ihre Nachricht ein.
4. Klicken Sie auf Abwesenheit speichern.

Karl-Mail antwortet dann automatisch auf eingehende Nachrichten. Jeder Absender erhält höchstens einmal in vier Tagen eine Antwort.

#Entwürfe

Nachrichten, die Sie begonnen, aber noch nicht gesendet haben, landen in den Entwürfen.

• Klicken Sie beim Verfassen auf Als Entwurf speichern, um eine Nachricht für später aufzubewahren.
• Ihre Entwürfe finden Sie über die Schaltfläche Entwürfe im Posteingang.
• Klicken Sie bei einem Entwurf auf Fortsetzen, um weiterzuschreiben und zu senden.
• Nicht mehr benötigte Entwürfe entfernen Sie mit Löschen.

#Regeln und Filter

Mit Regeln sortiert Karl-Mail neu eingehende Nachrichten automatisch. Öffnen Sie dazu im Menü Regeln.

So legen Sie eine Regel an:

1. Geben Sie der Regel einen Namen, zum Beispiel „Newsletter".
2. Wählen Sie unter Wenn, worauf die Regel achten soll: Absender, Betreff oder Empfänger.
3. Wählen Sie, wie geprüft wird: enthält, ist gleich oder beginnt mit.
4. Tragen Sie bei Wert den Suchbegriff ein, zum Beispiel einen Namen oder eine Adresse.
5. Wählen Sie unter Dann die Aktion: als gelesen oder ungelesen markieren, markieren (Stern) oder löschen.
6. Klicken Sie auf Speichern.

• Regeln gelten für neu abgerufene Nachrichten.
• Über die Schaltflächen in der Liste können Sie eine Regel bearbeiten, ein- und ausschalten oder löschen.

#Zustellnachweise

Für wichtige Nachrichten können Sie einen Nachweis über den Versand anfordern.

1. Setzen Sie beim Verfassen unten ein Häkchen bei Zustellnachweis anfordern.
2. Senden Sie die Nachricht wie gewohnt.

Alle Nachweise finden Sie im Menü unter Nachweise. Dort sehen Sie zu jeder Nachricht das Ereignis, den Empfänger und den Zeitpunkt. Auch sichere Nachrichten per Link erzeugen automatisch solche Nachweise.

#Kalender und Termine

Im Menü Kalender verwalten Sie Ihre Termine. Sie sehen den aktuellen Monat und rechts eine Liste der nächsten Termine.

• Mit den Pfeilen ← und → wechseln Sie den Monat. Heute bringt Sie zurück zum aktuellen Monat.

So legen Sie einen Termin an:

1. Klicken Sie auf ＋ Termin (oder auf einen Tag im Kalender).
2. Geben Sie einen Titel ein.
3. Legen Sie Beginn und Ende fest. Für einen ganztägigen Termin setzen Sie ein Häkchen bei Ganztägig.
4. Ergänzen Sie bei Bedarf Ort, Farbe, eine Erinnerung und eine Beschreibung.
5. Klicken Sie auf Speichern.

So laden Sie Gäste ein:

1. Tragen Sie im Feld Gäste die E-Mail-Adressen ein – eine je Zeile.
2. Wählen Sie unter Einladung senden über, von welchem Postfach die Einladung ausgehen soll.
3. Setzen Sie ein Häkchen bei Einladungen jetzt versenden.
4. Klicken Sie auf Speichern.

Ihre Gäste erhalten eine Einladung und können zu- oder absagen. Die Rückmeldungen der Gäste sehen Sie beim Termin.

Weitere Möglichkeiten:

• Bekommen Sie selbst eine Einladung per E-Mail? Öffnen Sie die Nachricht und klicken Sie auf Zum Kalender, um den Termin zu übernehmen.
• Über .ics herunterladen speichern Sie einen Termin als Datei.
• Rechts unter Abonnieren finden Sie eine Adresse, mit der Sie Ihren Kalender in einer anderen App nur zum Lesen einbinden können.

#Kontakte und Adressbuch

Im Menü Kontakte pflegen Sie Ihr Adressbuch.

So legen Sie einen Kontakt an:

1. Tragen Sie rechts im Formular Name und E-Mail ein.
2. Ergänzen Sie bei Bedarf Telefon, Organisation, eine Gruppe (zum Beispiel „Familie" oder „Arbeit") und Notizen.
3. Klicken Sie auf Speichern.

• Zum Ändern klicken Sie auf einen Namen oder auf Bearbeiten.
• Über das Suchfeld und die Gruppen-Auswahl finden Sie Kontakte schnell wieder.
• Klicken Sie auf eine E-Mail-Adresse, um dieser Person direkt zu schreiben.
• Beim Öffnen einer Nachricht können Sie den Absender mit einem Klick zu den Kontakten hinzufügen.

Beim Verfassen schlägt Karl-Mail Ihnen passende Kontakte automatisch vor, sobald Sie eine Adresse eintippen.

#Mein Profil

Über das Symbol mit Ihrem Namen oben rechts öffnen Sie Mein Profil.

Dort sehen Sie Ihren Namen und Ihre E-Mail-Adresse.

• Design: Über das Symbol ◐ oben schalten Sie jederzeit zwischen hellem und dunklem Design um.
• Passwort ändern: Falls Sie sich mit E-Mail und Passwort anmelden, können Sie hier ein neues Passwort setzen. Geben Sie Ihr aktuelles und Ihr neues Passwort ein und klicken Sie auf Ändern. Das neue Passwort muss mindestens 8 Zeichen haben.
• Melden Sie sich über das zentrale Portal an, wird Ihr Passwort dort verwaltet.

#Hilfe bekommen

Wenn Sie einmal nicht weiterkommen:

• Prüfen Sie noch einmal die Schritte in diesem Handbuch.
• Läuft der Abruf nicht wie erwartet? Klicken Sie unter Konten beim betroffenen Postfach auf Jetzt abrufen und prüfen Sie, ob eine Fehlermeldung angezeigt wird.
• Wenden Sie sich bei weiteren Fragen an Ihre Ansprechperson oder den Support.