Karl-Rechnungen – Handbuch

Willkommen bei Karl-Rechnungen. Mit dieser App machen Sie aus einfachen PDF-Rechnungen eine geprüfte E-Rechnung. Sie holen Rechnungen automatisch aus Ihrem Postfach, laden sie bei Bedarf selbst hoch, ordnen sie den richtigen Empfängern zu und behalten Ihre Einnahmen und Ausgaben übersichtlich im Blick. Dieses Handbuch erklärt Ihnen Schritt für Schritt, wie das geht.

#Anmelden

1. Öffnen Sie Karl-Rechnungen in Ihrem Browser.
2. Melden Sie sich mit Ihren Zugangsdaten an.
3. Danach sehen Sie sofort Ihre Startseite.

Ein Hinweis für den Alltag: Wenn Sie den Browser-Tab schließen, werden Sie automatisch abgemeldet. Melden Sie sich beim nächsten Mal einfach neu an.

#Überblick

Nach dem Anmelden sehen Sie den Überblick. Hier finden Sie auf einen Blick:

• ob Ihr Postfach verbunden ist,
• wie viele Rechnungen Sie diesen Monat verarbeitet haben,
• Ihren aktuellen Kassenbuch-Saldo,
• und Ihre zuletzt verarbeiteten Rechnungen.

◐ Oben rechts können Sie zwischen hellem und dunklem Modus umschalten. Wählen Sie einfach, was für Ihre Augen angenehmer ist.

#Rechnungen automatisch abholen

Wenn Ihr Postfach eingerichtet ist, holt die App neue Rechnungen von selbst ab. Sie können den Abruf auch jederzeit selbst starten:

1. Öffnen Sie den Bereich Rechnungen.
2. Klicken Sie auf Postfach jetzt abrufen.
3. Die App holt neue Rechnungen, liest sie aus und erzeugt die E-Rechnungen.

#Rechnung selbst hochladen

Sie haben eine Rechnung als PDF vorliegen? Dann laden Sie sie direkt hoch – auch mehrere auf einmal.

1. Öffnen Sie den Bereich Rechnungen.
2. Klicken Sie auf Hochladen & verarbeiten und wählen Sie eine oder mehrere PDF-Dateien.
3. Die App liest die wichtigen Angaben aus: Absender, Rechnungsnummer, Datum und Beträge.
4. Aus jeder Rechnung entsteht automatisch eine geprüfte E-Rechnung.

Bitte laden Sie nur PDF-Dateien hoch (bis 20 MB je Datei).

#Eine Rechnung prüfen und zuordnen

Öffnen Sie eine Rechnung, um alle Angaben zu sehen und sie richtig zuzuordnen.

1. Klicken Sie in der Liste bei einer Rechnung auf Details.
2. Oben sehen Sie Lieferant, Nummer, Datum und Beträge.
3. Wählen Sie bei Bedarf den passenden Dienstleister (Absender) und die richtige Empfänger-Adresse aus und speichern Sie die Zuordnung.
4. Klicken Sie auf Erneut verarbeiten, damit die Zuordnung in die E-Rechnung übernommen wird.
5. Über Original-PDF und E-Rechnung laden Sie die Dateien herunter.

Am farbigen Status erkennen Sie, wie weit eine Rechnung ist: neu, ausgelesen, erzeugt oder Fehler.

#Empfänger und Stammdaten

Damit jede Rechnung dem richtigen Empfänger zugeordnet wird, pflegen Sie hier Ihre Adressen.

1. Öffnen Sie den Bereich Adressen.
2. Klicken Sie auf Neuer Empfänger.
3. Tragen Sie Name, Anschrift und – falls vorhanden – die Steuernummer ein.
4. Speichern Sie.

Ihre eigenen Firmendaten hinterlegen Sie einmalig in den Einstellungen. Sie werden dann automatisch als Empfänger verwendet.

Unter Dienstleister finden Sie die Absender Ihrer Rechnungen. Neue Absender legt die App beim Auslesen automatisch an; Sie können die Angaben jederzeit ergänzen.

#Kassenbuch: Einnahmen und Ausgaben

Über die Rechnungen hinaus führen Sie hier Ihr Kassenbuch.

1. Öffnen Sie den Bereich Kassenbuch.
2. Erfassen Sie Einnahmen und Ausgaben mit Datum, Kategorie und Betrag.
3. Erzeugte Rechnungen werden automatisch als Ausgabe verbucht – Sie müssen sie nicht doppelt eintragen.

Im Bereich Kategorien legen Sie eigene Kategorien für Einnahmen und Ausgaben an.

#Auswertung und Export

Im Bereich Auswertungen sehen Sie Ihre Zahlen auf einen Blick.

1. Wählen Sie Jahr und Monat.
2. Sehen Sie sich Summen je Kategorie und je Monat an.
3. Über Export speichern Sie die Daten als Datei für Ihre Buchhaltung.

So geben Sie Ihre Zahlen bequem an Ihre Buchhaltung weiter.

#Ihr monatliches Kontingent

Auf der Startseite sehen Sie, wie viele Rechnungen Sie diesen Monat erzeugt haben. Ist ein Kontingent vereinbart, wird angezeigt, wie viele noch übrig sind. Ist es erreicht, werden weiterhin Rechnungen erzeugt – Sie erhalten dann lediglich einen Hinweis.

#Einstellungen

Unter Einstellungen hinterlegen Sie:

• Ihr Postfach für den automatischen Abruf,
• Ihre eigenen Firmendaten (Empfänger auf der E-Rechnung),
• Angaben für den Export in die Buchhaltung.

Speichern Sie am Ende jeder Seite Ihre Änderungen.

#Hilfe und Support

Sie kommen einmal nicht weiter oder haben eine Frage?

1. Öffnen Sie den Bereich Support/Tickets.
2. Es öffnet sich das zentrale Support-System in einem neuen Tab.
3. Schildern Sie dort Ihr Anliegen – Sie müssen sich nicht erneut anmelden.

Alternativ:

• Prüfen Sie noch einmal die Schritte in diesem Handbuch.
• Wenden Sie sich an die für Sie zuständige Ansprechperson in Ihrer Organisation.

Wir helfen Ihnen gern weiter.