🗂️ Karl-Share – Handbuch

Mit Karl-Share bringen Sie Ordnung in Ihre bestehende zentrale Dateiablage. Karl-Share findet Probleme wie zu lange Namen oder Pfade, hilft Ihnen beim Festlegen einer einheitlichen Ordnerstruktur und benennt oder verschiebt Dateien kontrolliert um – immer mit Vorschau, bevor etwas passiert. Dieses Handbuch zeigt Ihnen Schritt für Schritt, wie Sie damit arbeiten.

#Anmelden

1. Öffnen Sie Karl-Share in Ihrem Browser.
2. Sie werden zur zentralen Anmeldung weitergeleitet. Geben Sie dort Ihre Zugangsdaten ein.
3. Nach der Anmeldung landen Sie automatisch wieder in Karl-Share.

Hinweis: Sie können immer nur an einem Ort gleichzeitig angemeldet sein. Melden Sie sich an einem anderen Gerät neu an, wird die vorherige Sitzung beendet. Auch wenn Sie den Browser-Tab schließen, werden Sie aus Sicherheitsgründen abgemeldet.

#Überblick

Karl-Share arbeitet mit Ihrer bestehenden zentralen Dateiablage. Sie prüfen Ihre Ordner, finden Probleme und räumen dann Schritt für Schritt auf.

Wichtig: Karl-Share ändert nie etwas ohne Ihre Zustimmung. Vor jeder Umbenennung oder Verschiebung sehen Sie zuerst eine Vorschau.

Auf der Startseite sehen Sie auf einen Blick, wie viele Seiten erfasst sind, wo es kritische Probleme gibt und welche Aufräum-Aufträge noch offen sind.

Oben rechts finden Sie einen kleinen Schalter (◐), mit dem Sie zwischen hellem und dunklem Modus wechseln können. Über Ihr Namenskürzel oben rechts gelangen Sie zu Ihrem Profil, wo Sie Ihr Passwort ändern können.

#Probleme finden

Starten Sie unter Scan & Audit eine Prüfung Ihrer Dateiablage. Karl-Share geht die Ordner Schritt für Schritt durch und zeigt Ihnen, wo es Probleme gibt:

• Zu lange Datei- oder Ordnernamen.
• Zu lange Pfade – solche Dateien lassen sich oft am PC nicht mehr richtig öffnen.
• Ungültige Zeichen in Namen.
• Leerzeichen oder Punkte am Anfang oder Ende von Namen.
• Zu tief verschachtelte Ordner.

Große Ablagen werden im Hintergrund geprüft – Sie können die Seite ruhig offen lassen, der Fortschritt läuft weiter. Nach der Prüfung erhalten Sie eine übersichtliche Liste aller Fundstellen, die Sie nach Wichtigkeit filtern und als Tabelle (CSV) herunterladen können.

#Berechtigungen prüfen

Unter Rechte-Auswertung sehen Sie, wer auf Ihre Seiten und Ordner zugreifen darf – zum Beispiel wer Besitzer ist, wer bearbeiten und wer nur lesen darf, und welche Freigabelinks bestehen. So erkennen Sie schnell, wo eventuell zu viele Personen Zugriff haben.

#Ordnerstruktur festlegen

Unter Soll-Struktur legen Sie fest, wie Ihre Ablage künftig aussehen soll. Dafür haben Sie mehrere Möglichkeiten:

• Eine Struktur von Hand anlegen.
• Eine fertige Vorlage für die kirchliche Aktenführung übernehmen.
• Ihre aktuelle Ordnerstruktur als Ausgangspunkt übernehmen und dann anpassen.
• Einen Vorschlag automatisch erzeugen lassen (falls freigeschaltet).

Karl-Share vergleicht Ihren aktuellen Zustand mit dieser Wunsch-Struktur und zeigt Ihnen die Unterschiede: Was ist schon vorhanden, was fehlt und was ist zusätzlich da. So sehen Sie auf einen Blick, was noch angepasst werden muss.

#Aufräumen mit Vorschau

Unter Behebung räumen Sie auf. Karl-Share bietet dafür verschiedene Aufträge an, zum Beispiel:

• Zu lange Pfade kürzen.
• Eine gewünschte Ordnerstruktur ergänzen oder ganz neu aufbauen.
• Inhalte in einen neuen Ordner verschieben.
• Inhalte in eine neue, aufgeräumte Struktur kopieren, während die Originale unverändert bleiben.

Jeder Auftrag läuft immer in drei sicheren Schritten:

1. Vorschau ansehen. Karl-Share zeigt Ihnen genau, was sich ändern würde – noch passiert nichts.
2. Freigeben. Sie prüfen die Vorschau und bestätigen bewusst.
3. Anwenden. Erst jetzt werden die Änderungen wirklich ausgeführt.

Sollte doch einmal etwas nicht passen, können Sie einen ausgeführten Auftrag rückgängig machen. So behalten Sie jederzeit die Kontrolle. Es gibt keine stillen Massenänderungen.

#Support anfragen

Wenn Sie Unterstützung brauchen, können Administratoren über Support/Tickets direkt eine Anfrage an das Support-System stellen – ohne sich erneut anmelden zu müssen.

#Gut zu wissen

• Falls Sie Karl-Share im kostenlosen Test nutzen, sehen Sie ab einer bestimmten Menge einen Hinweis. Sie können weiterarbeiten; für die unbegrenzte Nutzung bestellen Sie die App einfach.
• Während einer kurzen Wartung kann Karl-Share vorübergehend nicht erreichbar sein. Versuchen Sie es dann in wenigen Minuten erneut.

#Hilfe bekommen

Wenn Sie unsicher sind oder etwas nicht klappt, wenden Sie sich an Ihre Ansprechperson. Sie kann Ihnen bei Ihrer Ablage weiterhelfen.