📚 Karl-Doku
🔐

Karl-SSO

Eine Anmeldung für alle Karl-Apps
App öffnen ↗

🔐 Karl-SSO – Handbuch

Karl-SSO ist Ihre zentrale Anmeldung für alle Karl-Apps. Sie melden sich einmal an und öffnen danach alle für Sie freigeschalteten Apps mit einem Klick – ganz ohne für jede App ein eigenes Passwort. Dieses Handbuch erklärt Schritt für Schritt, wie das für Sie als Benutzer funktioniert und – im hinteren Teil – wie Sie als Verantwortliche Ihrer Firma Benutzer und Rechte verwalten.

#Was die Einmal-Anmeldung bedeutet

„Einmal-Anmeldung" heißt: Sie geben Ihr Passwort nur ein einziges Mal ein – nämlich in Karl-SSO. Danach erkennt jede Karl-App, dass Sie bereits angemeldet sind, und öffnet sich sofort.

  • Ein Passwort für alles – Sie müssen sich nicht viele verschiedene merken.
  • Beim Öffnen einer App werden Sie nicht noch einmal nach dem Passwort gefragt.
  • Melden Sie sich in Karl-SSO ab, sind Sie überall abgemeldet.

#Zum ersten Mal anmelden

  1. Öffnen Sie Karl-SSO in Ihrem Browser (die Adresse erhalten Sie von Ihrer Firma).
  2. Geben Sie Ihre E-Mail-Adresse ein.
  3. Geben Sie Ihr Passwort ein.
  4. Klicken Sie auf Anmelden.

Wenn Ihre Firma die Anmeldung über ein Microsoft-Konto nutzt, klicken Sie stattdessen einfach auf Mit Microsoft anmelden und verwenden Ihr gewohntes Firmenkonto. Ein eigenes Passwort brauchen Sie dann nicht. Sobald Sie Ihre E-Mail-Adresse eingegeben haben, blendet Karl-SSO das Passwortfeld automatisch aus, falls für Sie die Microsoft-Anmeldung vorgesehen ist.

#Ihre Apps öffnen

Nach der Anmeldung sehen Sie Ihre Startseite mit allen Apps als Kacheln. Sie sind in drei Bereiche gegliedert:

  • Ihre Apps – hier sind Sie freigeschaltet und können die App mit einem Klick öffnen.
  • Ohne Berechtigung – die App ist für Ihre Firma gebucht, aber für Sie noch nicht freigegeben.
  • Weitere Apps (nicht gebucht) – Apps, die Ihre Firma bislang nicht nutzt.

Jede Kachel zeigt außerdem einen Status: Bereit, Wartung oder Störung. So sehen Sie sofort, ob eine App gerade verfügbar ist.

  1. Suchen Sie die gewünschte Kachel im Bereich „Ihre Apps".
  2. Klicken Sie darauf – die App öffnet sich sofort in einem neuen Tab.
  3. Über die Startseite wechseln Sie jederzeit zu einer anderen App.

Fehlt eine Kachel, die Sie erwarten? Dann ist die App für Sie noch nicht freigeschaltet – wenden Sie sich an Ihre Ansprechperson.

#Passwort vergessen

  1. Klicken Sie auf der Anmeldeseite auf Passwort vergessen?.
  2. Geben Sie Ihre E-Mail-Adresse ein.
  3. Sie erhalten eine E-Mail mit einem Link, über den Sie ein neues Passwort vergeben. Der Link ist 60 Minuten gültig.
  4. Melden Sie sich anschließend mit dem neuen Passwort an.

Wenn Sie sich mit einem Microsoft-Konto anmelden, setzen Sie Ihr Passwort wie gewohnt bei Microsoft zurück – nicht hier.

#Zusätzliche Sicherheit (zweiter Schritt)

Sie können Ihre Anmeldung zusätzlich absichern. Dann geben Sie beim Anmelden nach dem Passwort noch einen kurzen Zahlencode aus einer Authenticator-App auf Ihrem Handy ein.

  1. Öffnen Sie Mein Konto.
  2. Wählen Sie 2FA einrichten.
  3. Scannen Sie den angezeigten Schlüssel mit einer Authenticator-App auf Ihrem Handy.
  4. Geben Sie zur Bestätigung einmal den angezeigten 6-stelligen Code ein.

Ab jetzt fragt Karl-SSO beim Anmelden nach diesem Code. So ist Ihr Zugang auch dann geschützt, wenn jemand Ihr Passwort kennt.

Hinweis: Manche Firmen verlangen diese zusätzliche Sicherheit für alle Mitarbeitenden. In diesem Fall werden Sie beim Anmelden automatisch zur Einrichtung geführt und können sie nicht wieder abschalten.

#Mein Konto

Unter Mein Konto (oben rechts über Ihren Namen) pflegen Sie Ihre eigenen Daten:

  • Ihr Passwort ändern.
  • Die zusätzliche Sicherheit (zweiter Schritt) ein- oder ausschalten.
  • Meine Verträge & Kündigung: Hier sehen Sie Ihre gebuchten Apps mit Status und Laufzeit und können bei Bedarf einzelne Apps oder alle Verträge kündigen.

Mit dem Symbol ◐ oben rechts schalten Sie zwischen hellem und dunklem Design um.

#Auf dem Handy angemeldet bleiben

Nutzen Sie eine Karl-App als Symbol auf dem Startbildschirm Ihres Handys (zum Beispiel Karl-Zeit zum Stempeln), müssen Sie sich nicht jeden Tag neu anmelden:

  1. Setzen Sie bei der Anmeldung das Häkchen Auf diesem Gerät angemeldet bleiben (90 Tage). Es wirkt nur, wenn Ihre Firma beziehungsweise Personalverwaltung die Funktion für Sie freigegeben hat (siehe unten).
  2. Melden Sie sich wie gewohnt an, bei aktivierter 2FA auch mit dem Einmal-Code.
  3. Ab jetzt öffnet die App per Tipp aufs Symbol direkt, auch wenn die Sitzung zwischendurch abgelaufen ist. Die 90 Tage verlängern sich bei jeder Nutzung.

Wer entscheidet: Standardmäßig ist die Funktion aus. Der Mandanten-Admin (Verwaltung/HR) schaltet sie unter Verwaltung → Sicherheit ein und wählt dabei „für alle Benutzer" oder „nur einzeln freigegebene"; im zweiten Fall gibt HR in der Rechteverwaltung je Person das Häkchen Gerät merken frei. Ohne Freigabe bleibt das Häkchen auf der Anmeldeseite wirkungslos. Wer Karl-Apps allein nutzt, ist Admin seines eigenen Mandanten und schaltet es für sich selbst frei.

Sicherheit: Nutzen Sie das nur auf Ihrem eigenen Gerät, nie auf geteilten Computern. Unter Mein Konto → Angemeldete Geräte sehen Sie alle gemerkten Geräte und können jedes einzeln oder alle zusammen abmelden – zum Beispiel bei Verlust des Handys. Ein Klick auf Abmelden vergisst das aktuelle Gerät. Ändern Sie Ihr Passwort oder wird Ihr Zugang deaktiviert, werden alle gemerkten Geräte automatisch abgemeldet. Ihre Firma kann die Funktion unter Verwaltung → Sicherheit abschalten.

#Abmelden

Klicken Sie oben rechts auf das Abmelden-Symbol. Damit sind Sie in Karl-SSO und in allen geöffneten Karl-Apps abgemeldet. Besonders an gemeinsam genutzten Geräten sollten Sie sich immer abmelden.

Für Verantwortliche Ihrer Firma

Sind Sie als Verwalter (Rolle „Admin" oder „Eigentümer") eingetragen, sehen Sie oben zusätzliche Menüpunkte: Verwaltung, Rechte, Benutzer und Protokoll. Damit betreuen Sie die Zugänge Ihrer Firma selbst.

#Benutzer verwalten

Unter Benutzer legen Sie die Mitarbeitenden Ihrer Firma an und pflegen sie.

  1. Öffnen Sie Benutzer.
  2. Zum Anlegen füllen Sie Name und E-Mail aus, wählen eine Rolle und vergeben optional ein Passwort.
  • Lassen Sie das Passwort leer, meldet sich die Person ausschließlich über ihr Microsoft-Konto an.
  1. Klicken Sie auf Anlegen.

In der Liste können Sie jederzeit einen Benutzer bearbeiten (Name ändern, neues Passwort setzen) oder löschen. Sich selbst können Sie nicht löschen.

#Rechte vergeben

Unter Rechte legen Sie zentral fest, wer welche App nutzen darf und mit welcher Rolle.

  1. Öffnen Sie Rechte. Sie sehen eine durchsuchbare Liste aller Benutzer.
  2. Suchen Sie bei Bedarf oben nach Name oder E-Mail.
  3. Für jeden Benutzer stellen Sie ein:
  • die Rolle in Karl-SSO (Eigentümer, Admin oder Mitglied),
  • ob das Konto aktiv ist,
  • und pro App die Rolle innerhalb dieser App (klicken Sie auf Rechte ▾, um die App-Kacheln zu öffnen).
  1. Änderungen werden sofort gespeichert – ein Speichern-Knopf ist nicht nötig.

Apps mit dem Hinweis „app-verwaltet" regeln ihre Rollen intern; dort müssen Sie nichts einstellen.

Die Kacheln sind in Mit Zugriff und Ohne Zugriff geteilt. Angezeigt wird genau das, was die Person tatsächlich öffnen kann:

  • Steht eine App unter Ohne Zugriff, wählen Sie dort einfach eine Rolle – die Person kann die App danach sofort öffnen.
  • Einige Apps haben eine Standard-Stufe für alle (zum Beispiel Karl-Ticket als Self-Service-Portal). Bei diesen steht in der Auswahl „Standard"; jeder Benutzer Ihrer Firma hat dort automatisch einen Basis-Zugang, den Sie bei Bedarf durch eine höhere Rolle ersetzen können.
  • Apps mit dem Hinweis „app-verwaltet" brauchen keine Zuweisung.

Kunden-VPN (UniFi-Gateway)

Wenn Ihr Anbieter für Ihre Firma Kunden-VPN freigeschaltet hat, stellt Karl-SSO Ihre Benutzer als Verzeichnis für Ihr UniFi-Gateway bereit (UniFi → Identity → Directory Integration → LDAP). Die Zugangsdaten für UniFi erhalten Sie von Ihrem Anbieter.

In der Rechteverwaltung gibt es dann je Person zwei Haken:

  • Kunden-VPN – die Person wird in das Verzeichnis Ihres UniFi-Gateways übertragen. Sie meldet sich dort mit ihrem Karl-SSO-Kennwort an. Personen, die sich nur über Microsoft anmelden, haben kein übertragbares Kennwort.
  • Einladung – zusätzlich wird die E-Mail-Adresse übertragen. UniFi verschickt seine Einladung automatisch nur an Personen mit diesem Haken. Der Haken lässt sich erst setzen, wenn „Kunden-VPN" gesetzt ist und eine E-Mail-Adresse hinterlegt ist.

Nehmen Sie „Kunden-VPN" weg, verschwindet die Person beim nächsten Abgleich (wenige Minuten) aus dem Verzeichnis.

#Verwaltung und Sicherheit

Unter Verwaltung sehen Sie Kennzahlen Ihrer Firma und die gebuchten Apps. Hier können Sie außerdem die zusätzliche Sicherheit (2FA) für alle Benutzer verpflichtend machen. Benutzer ohne eingerichtete Sicherheit werden dann beim nächsten Anmelden zur Einrichtung geführt. Personen, die sich über ihr Microsoft-Konto anmelden, sind davon ausgenommen.

#Anmeldung mit Microsoft einrichten

Möchte Ihre Firma, dass sich Mitarbeitende mit ihrem gewohnten Firmenkonto anmelden, richten Sie das unter Verwaltung → „Mit Microsoft anmelden" einrichten ein.

  • Sie können mehrere Organisationen hinterlegen (zum Beispiel für Tochterfirmen). Beim Anmelden wird anhand der E-Mail-Adresse automatisch die richtige gewählt.
  • Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung führt Sie durch die nötigen Angaben.
  • Nach dem Einrichten können Sie die Mitarbeitenden auf Wunsch direkt übernehmen (importieren), sodass Sie sie nicht einzeln anlegen müssen.

#Protokoll

Unter Protokoll sehen Sie die letzten Sicherheits- und Verwaltungsereignisse Ihrer Firma – zum Beispiel Anmeldungen, neu angelegte Benutzer, Rechteänderungen oder Passwort-Zurücksetzungen. Angezeigt werden ausschließlich Vorgänge Ihrer eigenen Firma, niemals Passwörter oder andere Geheimnisse.

#Hilfe bekommen

Klappt etwas nicht – zum Beispiel eine fehlende Kachel oder die Anmeldung – wenden Sie sich an Ihre Ansprechperson in Ihrer Firma. Neue Freischaltungen von Apps (Lizenzen) für Ihre Firma nimmt SoMaLu vor; melden Sie den Bedarf einfach dort.