Karl-Valder – Handbuch

Willkommen bei Karl-Valder, der App für Ihre Autowerkstatt. Von der Annahme über den Kostenvoranschlag bis zur Rechnung begleiten Sie hier jeden Auftrag. Dieses Handbuch führt Sie Schritt für Schritt durch die App.

#Anmelden

1. Öffnen Sie Karl-Valder in Ihrem Browser.
2. Möglicherweise werden Sie zur zentralen Anmeldung weitergeleitet. Geben Sie dort Ihre Zugangsdaten ein.
3. Danach sehen Sie Ihre Startseite.

Wenn Sie sich einmal an einem anderen Gerät neu anmelden, wird die vorherige Sitzung automatisch beendet. Melden Sie sich daher an jedem Gerät neu an.

#Überblick

Nach dem Anmelden sehen Sie den Überblick. Hier erreichen Sie alle Bereiche der Werkstatt und sehen die aktuellen Aufträge sowie wichtige Zahlen: offene Aufträge, was auf Freigabe oder Teile wartet und wie viele Fahrzeuge fertig zur Abholung sind.

◐ Oben rechts können Sie zwischen hellem und dunklem Modus umschalten. Wählen Sie einfach, was für Sie angenehmer ist.

#Fahrzeuge und Kunden

Zuerst legen Sie den Kunden und sein Fahrzeug an.

1. Öffnen Sie den Bereich Kunden.
2. Klicken Sie auf Neuer Kunde und tragen Sie die Kontaktdaten ein.
3. Fügen Sie das Fahrzeug hinzu: Kennzeichen, Modell und weitere Angaben wie Erstzulassung und HU/AU-Datum.
4. Laden Sie bei Bedarf Fotos oder den Fahrzeugschein hoch. Diese Dateien werden sicher gespeichert und sind nur für Ihre Werkstatt sichtbar.
5. Speichern Sie.

Auf der Fahrzeugseite sehen Sie später auch die Auftragshistorie – also alle bisherigen Reparaturen und den Kilometerverlauf.

#Werkstatt-Aufträge

Nun nehmen Sie den Auftrag auf und bearbeiten ihn Schritt für Schritt.

1. Auftrag annehmen: Wählen Sie das Fahrzeug, tragen Sie den Kilometerstand, die Schilderung und die Kundenwünsche ein.
2. Kostenvoranschlag erstellen: Erfassen Sie die geplanten Arbeiten und Teile als Positionen. Häufige Arbeiten fügen Sie mit einem Klick aus einer Vorlage ein. Den Kostenvoranschlag können Sie für den Kunden ausdrucken.
3. Freigabe festhalten: Notieren Sie, ob der Kunde zugestimmt hat. Sie können dem Kunden auch einen Link schicken, über den er den Kostenvoranschlag ansieht, seinen Namen einträgt und direkt am Bildschirm unterschreibt.
4. Arbeitszettel: Weisen Sie die Aufgaben den Mechanikern zu und haken Sie erledigte Arbeiten ab. Die Arbeitszeit lässt sich je Auftrag erfassen.
5. Ersatzteile: Merken Sie benötigte Teile vor und verfolgen Sie, ob sie bestellt und geliefert sind.
6. Dokumente: Laden Sie bei Bedarf Schadensfotos oder weitere Unterlagen zum Auftrag hoch.
7. Abschluss: Setzen Sie den Status bis „fertig" und erstellen Sie die Rechnung direkt aus dem Auftrag.

#Kunden-Freigabe per Link

Damit der Kunde bequem zustimmen kann:

1. Öffnen Sie den Auftrag und den Bereich Kunden-Freigabe.
2. Klicken Sie auf Freigabe-Link erstellen.
3. Senden Sie dem Kunden den angezeigten Link.
4. Der Kunde sieht den Kostenvoranschlag, trägt seinen Namen ein und unterschreibt am Bildschirm. Sobald er zustimmt oder ablehnt, sehen Sie das Ergebnis im Auftrag.

#Teile-Bestellliste

Im Bereich Teile sehen Sie alle vorgemerkten Ersatzteile über alle Aufträge hinweg.

1. Filtern Sie nach offen, bestellt oder geliefert.
2. Setzen Sie den Status eines Teils mit einem Klick weiter.
3. Sind alle Teile eines Auftrags geliefert, wird der Auftrag automatisch wieder auf „In Arbeit" gesetzt.

#Termine

Im Bereich Termine planen Sie die Auslastung Ihrer Werkstatt.

1. Öffnen Sie Termine.
2. Legen Sie einen neuen Termin an.
3. Weisen Sie ihn einem Arbeitsplatz oder einer Hebebühne zu.

So sehen Sie immer, wann welcher Platz frei ist.

#Erinnerungen (HU/AU)

Unter Erinnerungen sehen Sie Fahrzeuge, deren Hauptuntersuchung bald fällig ist.

1. Wählen Sie den Zeitraum (z. B. nächste 30 oder 60 Tage).
2. Sie sehen Kennzeichen, Kunde und Kontaktdaten.
3. Mit einem Klick legen Sie direkt einen neuen Auftrag oder Termin für das Fahrzeug an.

#Rechnungen

Eine Rechnung erstellen Sie direkt aus dem fertigen Auftrag.

1. Öffnen Sie den Auftrag und klicken Sie auf Rechnung erstellen. Die Positionen werden übernommen.
2. Prüfen Sie die Rechnung und setzen Sie den Status auf Gestellt und später Bezahlt.
3. Über Drucken / PDF erzeugen Sie die Rechnung zum Ausdrucken oder Versenden.

#Weitere Funktionen

• Positionsvorlagen: Häufige Arbeiten einmal anlegen und später mit einem Klick einfügen.
• Leihwagen: Leihwagen ausgeben und die Rückgabe erfassen.
• Gewährleistung: Zu jedem Auftrag ein Gewährleistungsdatum und eine Notiz hinterlegen.
• Statistik: Umsatz, Auftragslage und Ihre besten Kunden auf einen Blick sehen.

#Mein Profil

Unter Mein Profil ändern Sie Ihre persönlichen Angaben und Ihr Passwort.

1. Klicken Sie oben auf Ihren Namen.
2. Wählen Sie Mein Profil.
3. Ändern Sie Ihre Angaben und speichern Sie.

#Hilfe bekommen

Sie kommen einmal nicht weiter? Kein Problem.

• Prüfen Sie noch einmal die Schritte in diesem Handbuch.
• Wenden Sie sich an die für Sie zuständige Ansprechperson in Ihrer Werkstatt.

Wir helfen Ihnen gern weiter.