📚 Karl-Doku
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Karl-Zeit

Zeiterfassung im Browser mit Anträgen und Konten
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Karl-Zeit – Handbuch

Karl-Zeit ist Ihre Zeiterfassung im Browser. Sie buchen damit ganz einfach Ihre Arbeitszeit, beantragen Urlaub und behalten Ihre Zeitkonten im Blick. Dieses Handbuch erklärt Schritt für Schritt, wie Sie Karl-Zeit im Alltag nutzen.

#Anmelden

So melden Sie sich an:

  1. Öffnen Sie die Adresse von Karl-Zeit in Ihrem Browser. Sie können Karl-Zeit am Computer, am Tablet oder am Smartphone nutzen.
  2. Geben Sie Ihre E-Mail-Adresse und Ihr Passwort ein.
  3. Klicken Sie auf Anmelden.
  4. Falls es bei Ihnen eingerichtet ist, können Sie sich auch über Ihr Firmen- bzw. Unternehmenskonto anmelden (einmalige Anmeldung). Dann brauchen Sie kein eigenes Passwort.

Haben Sie Ihr Passwort vergessen? Wenden Sie sich an Ihre Personalabteilung. Dort bekommen Sie ein neues Passwort.

Zum Abmelden klicken Sie oben rechts auf das Abmelden-Symbol. Das ist besonders wichtig, wenn Sie an einem Computer arbeiten, den mehrere Personen nutzen.

Hinweis: Sie können immer nur an einer Stelle gleichzeitig angemeldet sein. Melden Sie sich an einem anderen Gerät neu an, werden Sie am ersten Gerät automatisch abgemeldet.

#Überblick

Nach der Anmeldung finden Sie sich schnell zurecht:

  • Oben sehen Sie die aktuelle Uhrzeit, Ihren Namen und das Abmelden-Symbol.
  • Ebenfalls oben stehen – wenn Sie Zeit erfassen – Ihre verbleibende Arbeitszeit bis zum Tagessoll (⏳), die früheste mögliche Gehen-Zeit und Ihr Resturlaub (🏖) für das laufende Jahr. Ist Ihr Tagessoll erfüllt, erscheint „Soll erfüllt".
  • Mit dem Symbol ◐ oben schalten Sie zwischen hellem und dunklem Design um. Ihre Auswahl bleibt gespeichert.
  • Links finden Sie das Hauptmenü. Über das Menü erreichen Sie alle Funktionen.
  • Ein rotes ⚠ Fehlbuchung weist auf einen Tag hin, der noch korrigiert werden muss (zum Beispiel, weil das Gehen gefehlt hat).
  • Ein goldenes Sternchen ⭐ kennzeichnet einen Tag mit einer besonderen Regelung. Fahren Sie mit der Maus darüber, um den Grund zu sehen.

Welche Menüpunkte Sie sehen, hängt von Ihrer Aufgabe ab. Wenn Sie zum Beispiel Anträge genehmigen dürfen, sehen Sie zusätzliche Einträge.

#Das Dashboard verstehen

Das Dashboard ist Ihre Startseite nach der Anmeldung. Es aktualisiert sich von selbst.

Hier sehen Sie auf einen Blick:

  • Direkt Buchen: die Knöpfe zum Stempeln (Kommen, Gehen, Pause und mehr).
  • Ihren aktuellen Status (anwesend, in Pause, abwesend) und seit wann er gilt.
  • Ihre heutige Arbeitszeit sowie Ihr Soll und Ihren Saldo für den Tag.
  • Einen Vergleich von Soll und Ist der letzten sieben Tage (blau = Soll, grün = geleistet, gelbe Spitze = Mehrarbeit).
  • Eine Ampel (grün, gelb, rot), die Ihren Gleitzeitstand zeigt.
  • Eine Übersicht Ihrer Abteilung für die nächsten 14 Tage: wer heute da ist und wer Urlaub oder frei hat.

Steht oben ein roter Hinweis auf eine Fehlbuchung, korrigieren Sie bitte den genannten Tag. Wie das geht, lesen Sie im Kapitel „Buchungen nachtragen oder korrigieren".

#Kommen, Gehen und Pausen buchen

So erfassen Sie Ihre Arbeitszeit:

  1. Öffnen Sie das Dashboard über das Menü links.
  2. Klicken Sie in der Kachel Direkt Buchen auf Kommen, wenn Sie mit der Arbeit beginnen.
  3. Machen Sie eine Pause? Klicken Sie auf Pause. Nach der Pause buchen Sie mit Kommen wieder ein.
  4. Für Arbeit außer Haus klicken Sie auf Dienstgang, für Arbeit von zu Hause auf HomeOffice. Beides zählt als Arbeitszeit.
  5. Am Feierabend klicken Sie auf Gehen.

Ihre Arbeitszeit und Ihr Status werden sofort aktualisiert.

Gut zu wissen:

  • Karl-Zeit passt auf die richtige Reihenfolge. Ein doppeltes Kommen oder ein Gehen ohne vorheriges Kommen wird mit einem Hinweis verhindert.
  • Vergessen Sie am Abend das Gehen, schließt das System den Tag um Mitternacht selbst ab und markiert ihn als Fehlbuchung. Sie korrigieren das dann später ganz einfach.
  • Buchen Sie am Smartphone selbst, fragt Ihr Browser eventuell nach Ihrem Standort. Erlauben oder verweigern Sie das – die Buchung funktioniert in beiden Fällen.

Falls Sie sich an einer Stempeluhr (Terminal) an- und abmelden: Halten Sie einfach Ihren Chip oder Ihre Karte an das Gerät. Bei modernen Geräten können Sie den Chip auch direkt an das Tablet halten. Das Gerät begrüßt und verabschiedet Sie mit Namen.

#Karl-Zeit auf dem Smartphone

Am Handy zeigt Karl-Zeit automatisch eine platzsparende Ansicht mit einer Leiste am unteren Rand: Stempeln, Auskunft, Anträge und Mehr.

  • Unter Stempeln buchen Sie mit großen, gut erreichbaren Knöpfen und sehen Ihren Tagesfortschritt.
  • Unter Auskunft sehen Sie, wer heute da ist.
  • Unter Anträge stellen Sie neue Anträge und beantworten Vertretungsanfragen.
  • Unter Mehr finden Sie unter anderem die Krankmeldung und den Weg zurück zur vollständigen (Desktop-)Ansicht.

Sie können Karl-Zeit wie eine App auf Ihrem Startbildschirm ablegen. Tippen Sie unter Mehr auf die Kachel Als App auf den Startbildschirm – sie zeigt die passenden Schritte: am iPhone Teilen → Zum Home-Bildschirm, unter Android Menü ⋮ → App installieren (oder direkt den Knopf in der Kachel). Danach startet Karl-Zeit im Vollbild mit eigenem Symbol.

Ohne tägliche Anmeldung: Setzen Sie bei der Anmeldung das Häkchen Auf diesem Gerät angemeldet bleiben. Dann öffnet Karl-Zeit per Tipp aufs Symbol direkt die Stempel-Ansicht – 90 Tage lang, die Laufzeit verlängert sich bei jeder Nutzung. Nutzen Sie das nur auf Ihrem eigenen Handy. Ist das Gerät verloren, melden Sie es unter Karl-SSO → Mein Konto → Angemeldete Geräte ab; auch Abmelden in Karl-Zeit oder ein Passwortwechsel beendet die Merkfunktion.

#Buchungen nachtragen oder korrigieren

Über Buchen tragen Sie vergessene Stempelungen nach oder ändern falsche.

  1. Klicken Sie im Menü links auf Buchen.
  2. Wählen Sie oben den gewünschten Tag. Sie sehen dann alle Buchungen dieses Tages mit Uhrzeit.
  3. Zum Nachtragen wählen Sie unter Neue Buchung die Art (zum Beispiel Kommen), das Datum und die Uhrzeit. Sie können auch eine kurze Notiz eintragen. Klicken Sie danach auf Buchung hinzufügen.
  4. Eine falsche Buchung entfernen Sie mit dem Kreuz-Symbol (✕) in der Liste.

Ihre Änderung wirkt sofort auf Ihre Arbeitszeit und Ihren Saldo.

Tipp: Achten Sie auf die richtige Reihenfolge. Fehlt ein Kommen, tragen Sie es zuerst ein, bevor Sie das Gehen ergänzen.

#Fehlbuchung korrigieren (vergessenes Gehen)

Haben Sie das Gehen vergessen, schließt Karl-Zeit den Tag um Mitternacht selbst ab und markiert ihn rot als ⚠ Fehlbuchung. Sie werden per E-Mail informiert und sehen auf dem Dashboard einen Hinweis.

So bringen Sie den Tag in Ordnung:

  1. Klicken Sie auf den Hinweis auf dem Dashboard oder öffnen Sie im Menü Buchen.
  2. Wählen Sie den betroffenen Tag.
  3. Ändern Sie die eingetragene Gehen-Zeit auf Ihre tatsächliche Feierabend-Uhrzeit. Fehlen weitere Buchungen, ergänzen Sie diese.

Danach ist der Tag korrekt und Ihre Zeiten werden sofort neu berechnet. Hinweis: Bei der automatischen Abmeldung wird bewusst keine Arbeitszeit „erfunden" – deshalb ist Ihre Korrektur wichtig, damit Ihr Konto stimmt.

#Urlaub und andere Abwesenheiten beantragen

So stellen Sie einen Antrag:

  1. Klicken Sie im Menü links auf Anträge.
  2. Wählen Sie unter Neuer Antrag die Art, zum Beispiel Urlaub, Sonderurlaub oder Fortbildung.
  3. Tragen Sie Von und Bis ein. Die Werktage werden automatisch gezählt, ohne Wochenende und Feiertage.
  4. Bei Urlaub wählen Sie eine Vertretung aus Ihrer Abteilung. Solange es in Ihrer Abteilung weitere Personen gibt, ist die Angabe einer Vertretung Pflicht. Die gewählte Vertretung muss erst zustimmen, bevor genehmigt werden kann.
  5. Sie können eine kurze Begründung eintragen.
  6. Klicken Sie auf Antrag einreichen.

Den Status Ihres Antrags (offen, genehmigt oder abgelehnt) sehen Sie rechts in der Liste. Bei jeder Entscheidung werden Sie per E-Mail benachrichtigt.

Weitere Hinweise:

  • Möchten Sie einen Antrag zurücknehmen, klicken Sie auf Zurückziehen. Das geht auch bei einem schon genehmigten Antrag.
  • Bittet Sie jemand, seine Vertretung zu sein, erscheint die Anfrage unter Anträge als „Vertretungsanfragen an mich". Dort nehmen Sie an oder lehnen ab. Lehnen Sie ab, wird der Antrag der Kollegin oder des Kollegen abgelehnt.
  • Ihren Resturlaub sehen Sie jederzeit oben in der Kopfzeile, unter Auskunft bei Konten oder im Persönlichen Kalender.

#Krankmeldung

Wenn Sie krank sind, melden Sie das so:

  1. Klicken Sie im Menü links auf Anträge (am Smartphone unter Mehr).
  2. Tragen Sie oben unter Krankmeldung den Zeitraum (Von–Bis) ein.
  3. Wählen Sie mit AU oder ohne AU. „AU" ist die ärztliche Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (die Krankschreibung).
  4. Klicken Sie auf Krank melden.

Gut zu wissen:

  • Ohne AU sind höchstens 3 Tage möglich. Ab dem 4. Tag ist eine AU nötig – wählen Sie dann mit AU oder kürzen Sie den Zeitraum.
  • Die Krankmeldung ist sofort wirksam und braucht keine Genehmigung. An den kranken Tagen entsteht kein Minus in Ihrem Konto.
  • Eine eventuell nötige Bescheinigung reichen Sie wie gewohnt bei Ihrer Personalabteilung ein. Je nach Einstellung wird die Personalabteilung zusätzlich automatisch informiert.

#Auskunft: Kalender, Tableau und Konten

Unter Auskunft finden Sie alle Übersichten zu Ihrer Anwesenheit und Ihren Konten. Die einzelnen Seiten erreichen Sie über die Navigation am oberen Rand.

  • Informationstableau: zeigt, wer gerade anwesend, abwesend, in Pause oder im HomeOffice ist.
  • Abwesenheitsübersicht (für Vorgesetzte, Geschäftsführung und Personalabteilung): eine Liste mit einer Zeile je Person – Abteilung, letzte Buchung, Status und laufende oder kommende Abwesenheit. Nach Abteilung filterbar und druckbar.
  • Persönlicher Kalender: Ihr Jahr im Überblick mit Ihrem Urlaubskonto und farbig markierten Abwesenheiten.
  • Gruppenkalender: die Abwesenheiten Ihrer Abteilung im Monat.
  • Monatsjournal: eine Tagesliste mit Ihren Buchungen, dem Soll, dem Ist und dem Saldo sowie den Summen je Woche und Monat. Sie können das Journal auch ausdrucken.
  • Konten: Ihr Zeitkonto (Soll, Ist, Saldo, Gleitzeit) und Ihr Urlaubskonto (Anspruch, Rest aus dem Vorjahr, genommen, verplant, Resturlaub).

#Anträge genehmigen (für Vorgesetzte)

Wenn Sie Anträge genehmigen dürfen, entscheiden Sie über die Anträge, die Ihnen zugewiesen sind.

  1. Klicken Sie im Menü links auf Genehmigen (im vereinfachten Menü als Reiter unter Anträge).
  2. Unter Offene Anträge finden Sie die Anträge Ihrer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter.
  3. Sie können eine kurze Notiz für die Person eintragen.
  4. Klicken Sie auf Genehmigen oder Ablehnen. Die Person wird danach per E-Mail informiert.

Bei mehrstufigen Abläufen sehen Sie „Schritt X von Y". Nach Ihrer Zustimmung geht der Antrag automatisch an die nächste Stelle. Erst nach dem letzten Schritt gilt er als genehmigt. Lehnt eine Stelle ab, ist der ganze Antrag abgelehnt.

#Urlaub oder Krank direkt eintragen (für Vorgesetzte und Personal)

Damit tragen Sie für andere direkt eine Abwesenheit ein – ohne Antrag. Das ist zum Beispiel bei einer telefonischen Krankmeldung praktisch.

  1. Öffnen Sie Auskunft und dann Gruppenkalender.
  2. Klicken Sie bei der gewünschten Person auf den gewünschten Tag.
  3. Wählen Sie im Fenster die Art (zum Beispiel Urlaub oder Krank), passen Sie bei Bedarf Von und Bis an und geben Sie optional eine Notiz ein.
  4. Klicken Sie auf Setzen. Der Eintrag ist sofort wirksam.
  5. Einen bestehenden Eintrag entfernen Sie, indem Sie die Zelle anklicken und Eintrag entfernen wählen.

#Mein Profil

So ändern Sie Ihre eigenen Angaben:

  1. Klicken Sie oben rechts auf Ihren Namen, um Mein Profil zu öffnen.
  2. Unter Stammdaten können Sie Ihren angezeigten Namen und Ihre E-Mail-Adresse ändern. Achtung: Mit Ihrer E-Mail-Adresse melden Sie sich an. Nach einer Änderung nutzen Sie zum Anmelden die neue Adresse.
  3. Unter Passwort ändern geben Sie einmal Ihr aktuelles und zweimal Ihr neues Passwort ein (mindestens 8 Zeichen). Speichern Sie danach.

Angaben wie Ihre Abteilung, Ihre Aufgabe oder Ihren Urlaubsanspruch kann nur die Personalabteilung ändern.

#Wie Ihre Zeiten berechnet werden

Damit Sie Ihre Konten besser verstehen, hier das Wichtigste in einfachen Worten:

  • Ist-Zeit: Ihre tatsächlich gearbeitete Zeit. Kommen, HomeOffice und Dienstgang starten die Zeitmessung, Gehen und Pause beenden sie. Pausen zählen nicht als Arbeitszeit.
  • Pause: Arbeiten Sie mehr als 6 Stunden, werden 30 Minuten Pause berücksichtigt, bei mehr als 9 Stunden 45 Minuten.
  • Soll-Zeit: die Stunden, die Sie an diesem Wochentag arbeiten sollen. Bei einem Wochen- oder Monatssoll zählt nicht der einzelne Tag, sondern die Summe der Periode.
  • Feiertage und genehmigte Abwesenheiten (Urlaub, Krankheit) haben ein Soll von 0. Dadurch entsteht kein Minus.
  • Saldo: Ihre Ist-Zeit minus Ihre Soll-Zeit. Die Gleitzeit ist die fortlaufende Summe Ihrer Tagessalden.
  • Die Ampel zeigt Ihren Gleitzeitstand: grün ist im guten Bereich, gelb ein Hinweis, rot bedeutet ein deutliches Plus oder Minus.

Eine Fehlbuchung sollten Sie zeitnah korrigieren, damit Ihr Saldo und Ihre Gleitzeit stimmen.

#Für die Personalabteilung

Als Personalabteilung (HR) verwalten Sie im Menü unter Personal die Mitarbeitenden Ihres Bereichs.

  • Mitarbeiter & Konten: neue Personen anlegen, Stammdaten, Rolle, Abteilung, Arbeitszeitmodell, Eintrittsdatum, Urlaubsanspruch und – falls Terminals genutzt werden – die Chip-Nummer (RFID) pflegen.
  • Monatsjournal: Zeiten einer Person direkt in der Tabelle ändern, löschen oder ergänzen – die Korrektur wirkt sofort.
  • Mandant und Auswertung pro Mandant: Verfügbarkeit, Anträge und Jahresauswertungen (Urlaub, Überstunden, Krankheitstage).
  • Abteilungen, Arbeitszeitmodelle, Gesperrte Tage, Abwesenheitsarten, Feiertage, Wer genehmigt Anträge?: Ihre Stammdaten und den Genehmigungsablauf einrichten.
  • Support-Postfach: Anfragen der Mitarbeitenden an die Personalabteilung – auch dann sichtbar, wenn gerade keine E-Mail ankommt.

Verwalten Sie mehrere (Unter-)Mandanten, wählen Sie auf den Seiten oben jeweils den gewünschten Mandanten.

Nutzungsart: Einzelperson oder Team

Karl-Zeit können Sie auch ganz allein nutzen, ohne Firma und ohne Team. Beim ersten Öffnen fragt die App die Personalverwaltung in einem Fenster, wie Karl-Zeit genutzt wird:

  • Nur für mich (Einzelperson): Sie erfassen nur Ihre eigene Arbeitszeit. Genehmigen, Gruppenkalender, Tableau, Abwesenheitsübersicht, Abteilungen, Workflow, Unter-Mandanten und Sperrtage werden ausgeblendet. Urlaub und andere Anträge gelten sofort, eine Vertretung ist nicht nötig.
  • Für ein Team / eine Firma: der volle Funktionsumfang mit Abteilungen, Vorgesetzten und Genehmigungs-Workflow.

Mitarbeitende sehen dieses Fenster nicht. Die Nutzungsart ändern Sie jederzeit unter Personal → Nutzungsart (am Smartphone unter Mehr) – in beide Richtungen und ohne Datenverlust: Abteilungen, Workflow, Konten, Buchungen und Anträge bleiben erhalten und erscheinen beim Zurückschalten wieder. Beim Wechsel auf Einzelperson werden noch offene Anträge automatisch genehmigt (mit Vermerk).

#Hilfe bekommen

Wenn Sie eine Frage haben oder ein Problem melden möchten, nutzen Sie den Support-Knopf.

  1. Klicken Sie im Menü links auf Support.
  2. Wählen Sie den Empfänger: die Personalabteilung für Fragen zu Urlaub, Zeiten, Konten und Anträgen, oder die technische Betreuung bei Problemen mit der Anmeldung oder mit Fehlern.
  3. Geben Sie einen kurzen Betreff und Ihre Nachricht ein.
  4. Klicken Sie auf Nachricht senden.

Ihre Nachricht wird an die zuständige Stelle weitergeleitet. Ihre E-Mail-Adresse ist dabei, damit man Ihnen antworten kann.

Kommen Sie einmal nicht weiter, wenden Sie sich einfach an Ihre Personalabteilung.